Gemeinsam ans Ziel – das digitale Projekt der Zukunft

Die Digitalisierung zeigt uns eine Möglichkeit auf, wie wir in unserer Welt nicht nur mehr Wissen erlangen, sondern auch unser Wissen speichern und teilen können. In der Druck- und Verlagsgesellschaft Köhring GmbH & Co. KG, die mit ungefähr 50 Mitarbeitenden den Auftrag „Nachrichten für Lüchow-Dannenberg“ verfolgt, haben wir uns als Auszubildende mit diesem Gedanken näher auseinandergesetzt. Das digitale Projekt „Köhring-Wiki“ wurde ins Leben gerufen. Ausgangspunkt des Projektes war ein Brainstorming mit unserem Geschäftsführer Herrn Dr. Saade.

Gemeinsam haben wir uns die Fragen gestellt:
1. Wo besteht ein mögliches Digitalisierungspotenzial im Unternehmen?
2. Welche Ideen sind realisierbar und versprechen den größtmöglichen Nutzen für den betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens?

Wir hatten zwei Projektideen, ein internes Wikipedia und ein digitales Formular zum Dokumentieren von der Herausgabe des Geschäftseigentums.
Die Entscheidung fiel uns leicht. Denn die Idee von einem Köhring-Wiki existierte bereits und wurde durch die Teilnahme am Projekt Digiscouts wieder belebt.

Doch was ist Köhring-Wiki eigentlich?
Man kann es sich grundsätzlich vorstellen wie das Original Wikipedia, nur dass unser eigenes Wiki auf den Köhring Verlag zugeschnitten ist und als Wissensdatenbank für unsere Programme, Arbeitsabläufe etc. dient. Ein besonderer Vorteil liegt darin, dass wir Dinge einfach nachschlagen können. Wenn zum Beispiel ein neue Mitarbeitende im Verlag beginnen, können die Kolleginnen und Kollegen durch Links auf einen Artikel im Wikipedia auf einen bestimmten Sachverhalt verweisen. Es werden Artikel geschrieben, bearbeitet und gelesen, die allesamt mit dem Arbeitsumfeld des Verlages zu tun haben. Das spart uns im Unternehmen Zeit und Aufwand. Und vor allem: Es geht uns kein Wissen mehr verloren! Jeder Mitarbeitende des Verlages ist SpezialistIn in einem Fachgebiet oder Arbeitsablauf. Dieses Wissen kann in einem Artikel in Form von Bildern, Texten oder Videos in unserem Wikipedia dargestellt werden.

Insgesamt ergaben sich somit für das gesamte Unternehmen Vorteile:
1. Für das Personal, welches schneller und leichter eingearbeitet werden kann.
2. Für die Ausbildenden, da diese mehr Zeit für andere Projekte haben.
3. Für alle Mitarbeitende, die sich weiterbilden möchten oder im Arbeitsablauf Unsicherheiten haben.
4. Für die Prozessoptimierung im Arbeitsalltag.

In unserer Ausgangssituation war die Software ausbaufähig und der Bekanntheitsgrad als auch die Erkenntnis über den Nutzen des Systems bei den Mitarbeitenden noch nicht vorhanden.
Wir hatten uns das Ziel von mindestens 20 Artikeln während der Projektlaufzeit gesetzt und die Erhöhung eines Bekanntheitsgrades um 100 Prozent. Doch wie haben wir unsere Ziele erreichen können?
Als erstes haben wir eine neue Wiki-Software installiert und eine einheitliche Struktur zum Schreiben eines Artikels verfasst. Unser zweiter Meilenstein bestand aus der Zuordnung von möglichen Themengebieten als Unterstützung der Abteilungen beim Schreiben der Artikel. Anschließend war es uns wichtig, Feedback von unserem Abteilungsleiter zu erlangen, um unser Wiki zu verbessern. Danach folgte die Bekanntmachung von Köhring-Wiki über das Intranet und das Briefing der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Einzelgespräche. Dadurch wurde unser Wiki mit verschiedenen Artikeln gefüllt. Am Ende haben wir unsere Projektmaßnahmen und -ziele kontrolliert.

Ergebnis:
Alle Meilensteine haben wir erfolgreich erreichen können. Besonders gut gelungen ist uns dabei das Arbeiten im Projektteam, die Ideenfindung als auch die Aufgabenverteilung. Gern wären wir öfters gemeinsam anwesend gewesen. Da jedoch der Zeitraum für das Projekt in den Bereichen Urlaub und Prüfungen fiel, mussten wir unsere Aufgaben gezielt koordinieren. Besonders viel Freude hat uns der Umgang mit unseren Kolleginnen und Kollegen bereitet, die motiviert und aufmerksam unserer Vorführung von unserem Wiki lauschten. Von vielen erhielten wir eine positive Rückmeldung, als auch hilfreiches Feedback zur Verbesserung unseres Systems.

Das Projekt hat uns gelehrt, wie wichtig es ist in einem Unternehmen Wissen zu teilen und gegenseitig zu ergänzen. Teamarbeit ist die Grundlage eines erfolgreichen Unternehmens. Wir sind stolz darauf gemeinsam unsere Ziele erreicht, Probleme diskutiert und Lösungen gefunden zu haben.
 

„Die straffe Organisation des Projekts hat mich beeindruckt. Durch die vorgegebene Terminierung der einzelnen Schritte konnte das Projekt gut abgearbeitet werden. Ich freue mich, dass unsere Auszubildenden, die normalerweise in unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen beschäftigt sind, durch das Projekt eine gute gemeinsame Basis gefunden haben. Mit Köhring-Wiki verbessert sich unser Verlag, da nun das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters strukturiert in einer Datenbank gespeichert werden kann.“ Hanno Saade, Geschäftsführer und Digiscouts-Betreuer der Druck- und Verlagsgesellschaft Köhring GmbH & Co KG

Digiscouts Autoren (von links nach rechts): Marc Rudnick, Jana Meyer und Selina Klinke.

Die drei Auszubildenden hatten die Möglichkeit ihr Digiscouts-Projekt auf dem Youtube-Kanal "LIKE A BOSS" vorzustellen.
Bei dem Kanal drehen sich alle Videos rund um das Thema Ausbildung.
 

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