Gutes BetriebsKLIMA dank automatisierter Steuerung der Temperatur

Digitalisierung wird bei der Tobit Software Laboratories AG aus Ahaus großgeschrieben. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs - der Softwareentwickler bietet individuelle Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Von verschiedenen Bars und Restaurants, über einen eigenen Verein, bis hinzu zum Ruderbootverleih betreibt Tobit dutzende Showcases. Unabhängig von der Branche hat es sich Tobit.Software zum Ziel gemacht, die Forschung an und Entwicklung von Technologien und Produkten in den verschiedensten Bereichen voranzutreiben.

Das vierköpfige Azubi-Team - bestehend aus Michael, Katja, Lukas und Mona - teilt dieses Ziel und hat es sich im Rahmen des Digiscouts®-Projekts zur Aufgabe gemacht, die Heizungen zu automatisieren und die Temperatur in den Büroräumen der Firma an die individuell optimale Arbeitstemperaturen anzupassen.

Die Ideenfindung

Die Auszubildenden begannen ihre Suche nach einer Projektidee mit einer Brainstorming-Session, in der sie die verschiedenen Möglichkeiten in Betracht zogen. Es stellte sich schnell heraus, dass eine Digitalisierungsidee zu finden gar nicht so leicht ist, denn bei der Tobit.Software laufen viele Prozesse schon digital ab. Beim Austausch kamen sie dann auf die Idee, die Heizungen zu automatisieren. Um noch mehr Optionen zu finden und Ideen für unser Projekt zu sammeln, beschäftigten sie sich trotzdem nochmal intensiv mit anderen Abteilungen, wie zum Beispiel dem Shipping- und Handwerksbereich. Im Austausch mit den jeweiligen Kollegen wurden weitere Digitalisierungsmöglichkeiten besprochen. Beim Gespräch mit der Geschäftsführung fiel die Entscheidung schnell; Die Idee, die Heizungen zu automatisieren hatte überzeugt. Dank der Anwendung chayns.stream existierte in diesem Bereich bereits eine Fülle an Daten, die für die Umsetzung des Projekts von Vorteil war. Das Projekt „BetriebsKLIMA“ konnte losgehen.

Die Projektorganisation

Als Team orientierten sich die Azubis an dem vorgegebenen Projektmanagement. Sie teilten sich die Aufgaben zu und definierten die Verantwortlichkeiten. Sie konzentrierten sich von vornherein auf eine gute Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen. Dementsprechend vereinbarten sie regelmäßige Meetings, um sich über Updates, den Projektfortschritt und die weiteren Schritte auszutauschen.

Um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens fertiggestellt werden konnte, setzten sich die Azubis Deadlines, bis zu denen gewisse Aufgaben erledigt werden sollten. Bei der Aufgabenverteilung konzentrierten sie sich auf ihre jeweiligen Stärken und verteilten die Aufgabenbereiche so, dass er auf die jeweilige Ausbildung abgestimmt war. Als Azubis in den Ausbildungsberufen Fachinformatiker/-in und Kauffrau für Marketingkommunikation machten sie sich ihre Kenntnisse aus den unterschiedlichen Fachbereichen zunutze. Aber insbesondere die enge Zusammenarbeit und gegliederte Vorgehensweise waren essenziell für die erfolgreiche Projektumsetzung.

Die Ausgangslage und die digitale Lösung

Zuvor hat jeder Mitarbeitende die Heizung individuell gesteuert. Dabei passierte es des Öfteren, dass vergessen wurde die Heizung abends wieder herunterzudrehen. Außerdem dauerte es vor allem in den Wintermonaten morgens länger, bis die Großraumbüros aufgeheizt waren. Die Heizungen der Tobit.Software waren bereits alle mit LoRaWAN eingerichtet, sodass die Azubis sämtliche Informationen über die individuellen Temperatureinstellungen darstellen konnten. Genutzt wurden diese Daten bis dato aber noch nicht.

Dies hat sich durch das Digiscouts®-Projekt geändert. Die Azubis optimierten die gesammelten Daten weiter, indem sie die gewünschte Arbeitstemperatur der einzelnen Mitarbeitenden und die Außentemperaturen bei den Auswertungen berücksichtigten. Aber nicht nur das. Auch an ganzen und halben Feiertagen, sowie Wochenenden sollen die Heizungen passend eingerichtet sein. Mit Hilfe dieser Informationen hat das Azubi-Team ihr Unternehmen so automatisiert, dass jeder Mitarbeitende bei einer angepassten Temperatur arbeiten kann. Niemand muss mehr eigenständig dafür sorgen müssen, dass die Heizung abends heruntergedreht wird. Ein weiterer Vorteil der Automatisierung der Heizungen ist, dass die Großraumbüros selbst an kalten Wintertagen bei Arbeitsbeginn bereits die gewünschte Arbeitstemperatur haben, da die Außentemperatur berücksichtigt wird. Auf diese Weise wird für jeden einzelnen Mitarbeitenden das angemessene Arbeitsklima geschaffen, ohne dass dies eigenständig eingestellt werden muss. Insgesamt wird Energie gespart und effizient genutzt.

Unterstützung

Das Azubi-Team berichtet, dass ihre Kollegen sehr interessiert und unterstützend reagierten, als sie vom Projekt erfuhren. Wenn sie Fragen hatten oder Hilfe benötigten, standen ihre Kollegen ihnen immer zur Seite und halfen weiter. Auch ihre Betreuerin für das Projekt, Luisa Kemper, begleitete die meisten Meetings, gab Denkanstöße, um die passende Idee für das Projekt zu finden und achtete auf die fälligen Aufgaben im Projektmanagement. So konnte das Azubi-Team alle Herausforderungen meistern.

Fazit

Am meisten Spaß hat uns die Ideenfindung im Team gemacht. Auch wenn es echt eine Herausforderung war, fanden wir es interessant einen Blick in die verschiedenen Abteilungen zu werfen. Auch die gemeinsamen Meetings zur Ideenfindung waren für uns ein Highlight, da wir das Projekt durch unsere verschiedenen Überlegungen immer weiter ausgeschmückt haben, bis wir dann auf eine geeignete Idee gekommen sind. Insgesamt war es für uns eine aufregende Erfahrung an diesem Projekt teilgenommen und mitgewirkt zu haben. Wir durften Verantwortung übernehmen und unser eigenes Projekt auf die Beine stellen. Dabei haben wir nicht nur viele Herausforderungen gemeinsam gemeistert, sondern auch unterschiedliche Bereiche in unserem Unternehmen kennengelernt.

Michael, Katja, Lukas, Mona