Immobilienverwaltung online: hilft Kunden und entlastet die Belegschaft

Das Telefon klingelt im Minutentakt, da ist es schwer, konzentriert eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen, denn Kunden haben bei der Immobilienverwaltung Röpke & Behring GmbH und Co. KG oberste Priorität. „Die Arbeit alle paar Minuten zu unterbrechen, das kostet letztendlich mehr Zeit und schränkt die Produktivität ein“, sagt Alicia Denker, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im zweiten Lehrjahr. Des Weiteren muss das Anliegen des Kunden an den Sachbearbeiter zugewiesen, die vielen E-Mails in der Zentrale beantwortet sowie Ordner und Dokumente per Post an betreffende Personen geschickt werden. 

Problem erkannt! Wie sieht die Lösung aus?

Das fünfköpfige Azubi-Team von Röpke & Behring hat die Probleme sofort erkannt, als sie nach Digitalisierungspotenzial im Unternehmen suchten. Aber nicht nur das – sie haben auch einen Weg gefunden, wie sie all diese Probleme digital lösen könnten: mit einem Online-Portal für moderne Hausverwaltung, das die Bedürfnisse von Kunden und Belegschaft gleichermaßen abdeckt.
„Wir haben einige Wochen verschiedene Anbieter getestet und miteinander verglichen und haben eine Software gefunden, die für alle Beteiligten hilfreich ist“, erzählt der Auszubildende Sandro Nießen. 

Moderne Hausverwaltung digital: so funktioniert‘s

Mit dem Online-Portal ist es möglich, dass sich Mitarbeiter als auch Kunden jederzeit einloggen können und Daten wie beispielsweise Blankovordrucke, Abrechnungen oder Mietverträge einsehen, bearbeiten und herunterladen können. „Sollte uns ein Eigentümer oder Mieter eines bestimmten Objektes über das Portal etwas mitteilen, wird es dem zuständigen Sachbearbeiter direkt zugewiesen“, weiß der angehende Immobilienkaufmann. „Standardfragen können die Nutzer direkt auf der FAQ-Seite nachlesen“. 

Das neue Online-Portal: Win-Win-Situation für alle Beteiligten

Das Portal erleichtert auch die direkte Kommunikation und den Datenaustausch zwischen dritten Beteiligten wie beispielsweise Handwerkern. Missverständnisse im Informationsaustausch vermeiden die Mitarbeiter im Kunden- als auch Kollegenkontakt durch Transparenz: „Der zuständige Kollege kann seinen aktuellen Stand der Arbeit notieren. Diese Daten können von jedem eingesehen werden und erleichtern die Vertretung im Krankheitsfall“, erläutert Denker. „Auch externe Dienstleister haben Zugriff auf das Programm und können ihren aktuellen Stand der Arbeit an uns schicken.“

Da das Portal von überall abrufbar ist, sind zum Beispiel bei Wohnungsbesichtigungen die Energieausweise immer einsehbar. „Unsere Kollegen müssen keine Dokumente mehr suchen, das spart Zeit – auch auf Kundenseite, da sie online alle benötigten Unterlagen schnell und direkt finden“, sagt Nießen. Auch für die Umwelt ist das Digiscouts®-Projekt ein Gewinn: Der Papierverbrauch sinkt erheblich, ebenso bekommen die Kunden weniger Post auf dem konventionellen Weg.

Die Zukunft liegt in der App

Die Azubis haben in den letzte Wochen ganze Arbeit geleistet: Die Digiscouts® haben Mitarbeiter, Kunden und Eigentümer vom Immobilien geschult und Daten ins Programm eingepflegt. „Was uns jetzt noch fehlt ist eine App, die das Online-Portal abbildet, dann ist das Digiscouts® komplett abgeschlossen und wir Azubis finden, dass sich das Ergebnis wirklich sehen lassen kann“, erzählt Veronika Sojka, angehende Kauffrau für Versicherungen und Finanzen.