In wenigen Klicks zum Auslandspraktikum

Die Mitarbeitenden von LearnBiz.com vermitteln Sprachreisen, High-School-Aufenthalte und Freiwilligenarbeit auf der ganzen Welt. Außerdem verwaltet man ein Poolprojekt für Auslandspraktika mit Erasmus+ Fördermitteln.

Da kommen viele Anmeldungen und Informationsabfragen auf den kleinen Betrieb mit acht Mitarbeitenden zu. Aus diesem Grund fiel die Projektentscheidung nach der Digitalisierungssuche im Unternehmen auf die Digitalisierung der Anmeldung für Erasmus+. Ziel des Projektes war es, dass interessierte Auszubildende sich für ein Auslandspraktikum bei ihnen online anmelden können. 

Online spart Zeit und Papier

Vor dem Projekt gab es für das Auslandspraktikum ein Anmeldeformular in Papierform, dass die Mitarbeitenden interessierten Auszubildenden zusendeten. Die Anmeldedaten mussten die Mitarbeitenden manuell in die Datenbanken Mobility Tool und Europass übertragen. Zusätzlich führt das Unternehmen eine weitere Datenbank, um einen besseren Überblick über deren Kundschaft zu haben. Die Erasmus+-Anmeldung in Papierform kostete viel Zeit. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass Übertragungsfehler in mehreren Datenbanken der Vergangenheit angehören. Jetzt sparen sie Zeit und Papier.

Hochmotiviert an die Projektumsetzung

Informationen für eine leichtere Handhabung der Datenbanken (Mobility Tool und Europass) haben die Azubis sich von der nationalen Agentur eingeholt, die diese zur Verfügung stellt. Dort erfuhren sie, dass es möglich sei, über eine genau definierte Excel-Tabelle Kundenangaben in die Datenbanken zu importieren. „Als wir diese Information erhalten hatten, fiel uns ein Stein vom Herzen. Wir waren hochmotiviert dieses Projekt umzusetzen und uns allen dadurch die Arbeit zu erleichtern“, sagt Carina Richter, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement im zweiten Ausbildungsjahr.

Jetzt war es wichtig herauszufinden, welche Felder bei der Onlineanmeldung verpflichtend ausgefüllt werden müssen und welche Feldbeschreibungen für die Programmierung benötigt werden. Dies testete das Trio mit fiktiven Teilnehmenden. Anschließend wurden alle Informationen an die Programmiererin weitergeben, die ihnen ihre Idee der Kundendatenbank und des Onlineformulars umsetzte.

Frühzeitige Planung und Organisation ist das A und O in einer Projektumsetzung

„Wir haben durch das Projekt viel über Projektmanagement und Datenbanken gelernt und werden künftig die Expertinnen im Unternehmen sein, was die Erasmus+-Anmeldungen betreffen. Zudem war es für mich eine tolle Erfahrung die Position der Projektleitung zu übernehmen. Dadurch habe ich mir außerdem Fertigkeiten zum Thema Planung und Aufgabenkoordination angeeignet. Frühzeitige Planung und Organisation ist das A und O in einer Projektumsetzung“, berichtet Carina Richter. Aktrina Bytyci,  Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement im dritten Ausbildungsjahr, ergänzt: „Das Digiscouts®-Projekt hat uns geholfen zu erkennen, was wir in unserem Geschäftsalltag digitalisieren können, wodurch uns eine schnellere Bearbeitung der Anmeldungen möglich ist und wir uns somit dem restlichen wichtigen Alltagsgeschäft widmen können.“