Informationsfluss im Unternehmen - das digitale "schwarze Brett" macht's möglich!

Das Digiscouts-Team

Wir, Sandra, Tim und Fabian absolvieren unsere Ausbildung bei der Firma FLYERALARM Dienstleistungs GmbH. 

Unser Unternehmen

FLYERALARM wurde im Jahr 2002 gegründet und zählt zu den größten deutschen E-Commerce-Unternehmen. Im Laufe der Jahre wurde eine Vielzahl von neuen Geschäftsbereichen erschlossen. Heute liefert FLYERALARM nicht nur Druckprodukte, sondern auch Werbeartikel, Werbetechnik, Kleidung & Textilien, Digitales Marketing und Services.

Ideensuche und Entscheidungsfindung

Nach der Auftaktveranstaltung machten wir uns auf die Suche nach Digitalisierungspotential in unserem Unternehmen. Dazu befragten wir unsere Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen nach Projektvorschlägen oder -wünschen. Insgesamt wurden uns drei mögliche Projekte genannt. Unter den Vorschlägen befand sich auch die Idee eines digitalen schwarzen Bretts. Diese Projektidee bestand schon seit längerer Zeit, konnte aber bisher aus Kapazitätsgründen noch nicht weiterverfolgt werden. Als wir von diesem Projekt gehört haben, waren wir sofort begeistert und wussten, dass es das perfekte Digitalisierungsprojekt für uns ist.

Ein entscheidendes Auswahlkriterium war, dass die Digitalisierung des schwarzen Bretts die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und den Produktionsmitarbeitenden vereinfacht. Wir fanden dieses Projekt am sinnvollsten, weil alle Beschäftigten von einem guten Informationsfluss profitieren.

Das Digiscouts-Projekt

In der Abteilung Large Format Printing wurden die Produktionsmitarbeitenden bisher über Aushänge an den verschiedenen schwarzen Brettern informiert. Hierbei ging es um verschiedene Informationen, wie zum Beispiel neue Mitarbeitende, allgemeine Neuigkeiten und Änderungen, Sicherheitsdatenblätter und weitere Hinweise. Die vorhandenen schwarzen Bretter befanden sich auf mehreren Stockwerken und mussten bei Änderungen oder neuen Informationen alle abgelaufen werden. Unser Ziel war es, die schwarzen Bretter zu digitalisieren und die bisherige Zettelwirtschaft damit abzulösen. Dadurch entfällt der Aufwand für das Drucken der Aushänge, für das manuelle Austauschen der Zettel und für die Laufwege zu den einzelnen Brettern auf den verschiedenen Stockwerken. Zusätzlich sollte die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden durch Animationen auf die schwarzen Bretter gelenkt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Informationen zukünftig immer aktuell und auf jedem digitalen schwarzen Brett gleich sind und keine wichtigen Informationen mehr verloren gehen. Darüber hinaus wird durch die Digitalisierung des schwarzen Brettes Zeit eingespart, da die Laufwege für das Verteilen der Informationen wegfallen. 

Unser Projektmanagement

Um das Projekt umzusetzen, haben wir unsere Rollen von vornherein verteilt und alles durchgeplant. In wöchentlichen Teammeetings besprachen wir den Projektstand und verteilten anschließend alle Aufgaben, die noch offen waren. Weiterhin können wir sagen, dass die Arbeit im Projektteam unproblematisch und erfolgreich war. Wir konnten uns immer aufeinander verlassen und haben uns bei Problemen und Unklarheiten gegenseitig unterstützt. Durch das Digitalisierungsprojekt haben wir gelernt, wie man am effektivsten im Team zusammenarbeitet, um ein Projekt zu planen, zu organisieren und umzusetzen.

Eine unserer größten Herausforderungen war das Zeitmanagement. Uns ist bei dem Projekt aufgefallen, dass man etwas bis ins kleinste Detail perfekt planen, es jedoch am Ende anders kommen kann. Wir hatten Punkte auf unserer To Do-Liste, wie beispielsweise die Prüfung der Software, für die wir sehr viel mehr Zeit brauchten, als wir eingeplant hatten. Das lag daran, dass wir unsere Rechtsabteilung zur Vertragsprüfung der Software für das digitale schwarze Brett hinzuziehen mussten. Dies hat mehr Zeit in Anspruch genommen hat, als wir erwartet hatten.

Besonders gut, ist die Ideenfindung gelaufen, da wir schnell fündig wurden und uns für das digitale schwarze Brett entschieden haben. Auch die Geschäftsführung war begeistert von unserem Projekt und sehr gespannt, wie das Ergebnis am Ende aussehen würde. Unsere Projektbetreuende der Fachabteilungen haben während der Durchführung des Projektes eine unterstützende Rolle eingenommen. Wir wussten, dass wir bei Fragen und Problemen immer auf diese zugehen können.

Ich bin wirklich sehr stolz auf die drei! Sie haben sich um die Umsetzung des Projektes fast komplett alleine gekümmert und es ist toll geworden! Ich bin mir sicher, dass es einen großen Mehrwert für unsere Produktionsmitarbeiter bringt. 

Madeleine Greßer, Ausbildungsmanagement

Digiscouts®-Autoren:

Sandra Jungmann, Tim Hofmann, Fabian Gerhard