Natürlich gut: Azubis helfen zum nachhaltigen Handeln
Beim regionalen Großhandel für Naturkost und NaturwarenC.F. Grell Nachf. Naturkost GmbH & Co. KG aus Kaltenkirchen werden sehr große Mengen an Waren bewegt. Deshalb häufen sich auch dementsprechend viele Rechnungen an. Die Rechnungen gehen in Papierform durch das Haus und werden von Ordner zu Ordner geheftet und von Abteilung zu Abteilung weitergegeben. Viele kleine Lieferanten, die manchmal nur Ware im Wert von 80 bis 100 Euro liefern, haben z. B. für drei Artikel eine Rechnung über zwei Din-A4-Seiten. Dem Papierchaos setzten die Azubis ein Ende!
Aus der Natur und für die Natur
„Mit dem Projekt wollen wir erreichen, dass die Lieferanten ihre Rechnungen auch digital an uns schicken können. Es soll auch ein Programm für die Lieferscheine geben, damit diese sofort digital archiviert werden können“, berichtet Rico Masciullo, Auszubildender zum Groß- und Außenhandelskaufmann im dritten Lehrjahr.
Wer Naturkost und Naturwarenanbietet, sollte auch nachhaltig handeln! Das dachten sich die beiden Azubis und um eine passende Idee zu finden haben die beiden ihre Ideen aufgeschrieben und anschließend die Belegschaft in Form von Kurzinterviews befragt und eine Umfrage gestartet. Sie haben sich vor allem mit der IT-Abteilung ausgetauscht und obwohl es schwer war, die Mitarbeitenden dort von neuen Dingen zu überzeugen, haben sie zusammen einen detaillierten Ablaufplan für das Projekt erstellt. Den Azubis wurde auch gezeigt, wie Flussdiagramme erstellt werden, um eine grafische Darstellung des Projektverlaufs zu erhalten.
Die Testphase läuft noch eine Weile, damit letzte Fehler noch ausgebessert und Scanner noch angeschafft werden können. Wichtig ist nun noch, dass die verschiedenen Systeme alle miteinander kommunizieren können. Es gibt in dem Betrieb nämlich nicht nur ein System, sondern gleich vier verschiedene. Mit dem Programm, mit dem auch die Lieferscheine erstellt werden, sollen auch die Rechnungen archiviert und bearbeitet werden können. Das stellt die größte Herausforderung dar, mit denen die Azubis konfrontiert wurden.
Natürlich gut
Mit dem Projekt wurde ein langfristiger wirtschaftlicher Erfolg erzielt und es wird deutlich nachhaltiger gearbeitet. Arbeitsabläufe wurden vereinfacht und Rechnungen können schneller bearbeitet werden.
„Wir sind stolz darauf, dass unsere Idee so gut bei der Geschäftsführung ankam und sie uns ihr Vertrauen geschenkt hat, dieses Projekt eigenständig umzusetzen. Wir wurden auch immer gut beraten und es wurde sich Zeit für uns genommen. Das Projekt war interessant und wir haben viel dazugelernt – vor allem Projektmanagement und Zeitmanagement“, sagt Ole Mewes, Auszubildender zum Groß- und Außenhandelskaufmann im zweiten Lehrjahr.