Prozessgestaltung - made by Azubis

Im Rahmen ihres Digiscouts-Projektes setzten Nina Klünter und Mariann Knopp, beide Auszubildende zur Kauffrau im Gesundheitswesen, ihre Idee vom papierlosen Arbeiten in ihrem Ausbildungsbetrieb dem Sanitätshaus Wittlich GmbH aus Bendorf um. Die folgende Projekte-Geschichte aus Sicht der Azubis erlaubt einen Blick hinter die Kulissen. Sie verrät auch wie maßgeblich das individuelle Engagement, die Hingabe für den eigenen Ausbildungsberuf im Ausbildungsunternehmen und das Verständnis für Arbeitsvorgänge, der Azubis zum Erfolg ihres Azubis-Projekts beitrugen.

Wie alles begann – eine harmlose Informationsveranstaltung bringt den digitalen Wandel ins Rollen

Wie bei allen anderen Teams aus der Region Koblenz hat auch unsere Projekt-Geschichte ihren Anfang bei der Infoveranstaltung zum Projekt "Digiscouts®", die damals in der IHK Koblenz stattfand. Hier wurde das Projekt im Detail vorgestellt und erklärt, worauf es ankommt – nämlich, dass die Azubis ihr eigenes Projekt umsetzen, aber auch die „volle Verantwortung“ dafür tragen (dürfen). Begleitet wurden wir an diesem Nachmittag von unserer Personalleiterin, Manuela Labonte. Bereits während der Veranstaltung wurde uns, also Nina und Mariann, klar: da machen wir mit! Noch am selben Nachmittag gaben wir unsere Teilnahmeerklärung ab – als erstes Sanitätshaus, das bei den "Digiscouts®" deutschlandweit teilnahm. Nach der Informationsveranstaltung machten wir uns zunächst eigene Gedanken, was eine Projektidee sein könnte. Anschließend befragten wir noch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen. Diese Befragung war uns sehr wichtig, da wir vor allem bestehende Arbeitsprozesse für die gesamte Belegschaft vereinfachen wollten. Dabei kamen viele gute Ideen zusammen.

Den Grundstein für den digitalen Wandel (richtig) legen

Was die Projektorganisation betraf merken wir schnell, dass für uns regelmäßige Projekttreffen notwendig wären. Unser Ausbildungsbetrieb stellte uns deshalb an zwei Tagen, für jeweils zwei Stunden, vom Alltagsgeschäft frei, damit wir an unserem Projekt arbeiten konnten. Nebenbei bemerkt – war sowohl die RKW- Lernplattform als auch das Projektmanagement-Tool eine große Hilfe.

Als erstes erstellten wir einen groben Ablaufplan und gaben so unserem Projekt eine Grundstruktur. Nach genauer Betrachtung aller gesammelter Digitalisierungsideen und dem Austausch mit unserem RKW-Coach Thomas Fabich, entschieden wir uns für die Projektidee Arbeitsprozesse im Bereich der Auftragsabwicklung, zwischen der Schnittstelle Außendienst und Innendienst, zu digitalisieren und damit auf papierlos umzustellen. Mit dem Ziel: eine noch schnellere und qualitativ hochwertigere Auftragsabwicklung zu ermöglichen. Es gab zwei verschiedene Systeme, die dafür infrage kamen: ein Zusatzsystem zu unserem bestehenden Betriebssystem oder eine alternative Softwarelösung. Anhand eines Bewertungsbogens, indem wir die für uns ausschlaggebenden Kriterien gegenüberstellen, verglichen wir beide Systeme. Zentrale Kriterien waren dabei für uns: offline Verwendbarkeit, Fotodokumentation und eine Verknüpfung mit dem bestehenden Betriebssystem. Eine einfache Handhabung spielte ebenfalls eine zentrale Rolle, denn wir wollten auch die älteren Kolleginnen und Kollegen am digitalen Veränderungsprozess so früh wie möglich beteiligen. Schlussendlich fiel unsere Entscheidung auf die alternative Softwarelösung, da diese nahezu all unsere Ansprüche erfüllte.

Der nächste Schritt war...

… das „GO unserer Geschäftsführung“ zu erhalten. Wir vereinbarten mit unserem Geschäftsführer, Herrn Eckhoff, einen Termin. Hier stellten wir die Digiscouts® des RWK und anschließend unsere eigene Projektidee vor. Er war von unserer Grundidee überzeugt, jedoch reichte es noch nicht ganz für eine Unterschrift auf dem Projektauftrag aus. Er bat uns eine Gegenüberstellung dieser Arbeitsprozesse zu erstellen, sprich, wie aktuell gearbeitet wird und wie die neuen Abläufe und Prozesse aussehen würden. Daraufhin setzten wir uns mit der Teamleitung und Verwaltung in Verbindung. Wir erzählten von unserer Projektidee und baten sie, um eine Skizze eines „perfekten Ablaufs eines Auftrags“. Ausgehend davon entwarfen wir drei mögliche Prozessabläufe, um einen reibungslosen Workflow und Austausch von Dokumenten zu gewährleisten. Diese stellten wir bei unserem zweiten Termin Herr Eckhoff vor – der von nun vollends begeistert war. Nach Festlegung des benötigten Budgets erhielten wir die Unterschrift für unseren Projektauftrag und damit auch die offizielle Erlaubnis.

Die papierlose Auftragsabwicklung 

Letztlich kann man sich das Projekt so vorstellen: Bisher sind unserer Fachberaterinnen oder Fachberater mit Stift und Block zu unserer Kundschaft gefahren. Menschen, die auf die Versorgung medizinischer Hilfsmittel angewiesen sind wie bspw. Einlagen, Bandagen, Kompressionsstrümpfe u.v.m. Einige von ihnen sind in ihrer Mobilität, aus unterschiedlichen Gründen, eingeschränkt. Deshalb haben viele Fachberaterin oder Fachberater, die im Außendienst tätig sind, um auch eine Versorgung dieser Zielgruppe zu ermöglichen.

Mit der Softwarelösung wird für unseren Außendienst das Tablet zum zentralen Werkzeug. Notwendige Auftrags- und Lieferdokumente werden einfach auf das Tablet übermittelt und können direkt mit einem Stift wie auf Papier bearbeitet werden. Bei der Rückübertragung an unser Betriebssystem werden auch die bearbeiteten Dokumente inkl. Fotos, Checklisten oder hinterlegten Zusatzdokumenten (wie bspw. ärztliche Verordnungen, Kostenvoranschläge von Krankenkassen, Maßblätter etc.) in die jeweilige digitale Kundenakte integriert. Die Dokumentenvorgänge können dann direkt im Innendienst weiterbearbeitet werden. Der Kunde profitiert von einer noch schnelleren Versorgung und wir von einem noch effizienteren Prozesse – aber vor allem von der gesteigerten Kundenzufriedenheit.  

In Abstimmung mit unserem Bereichsleiter Christopher Balschun entschieden wir, unser Projekt in Zusammenarbeit mit dem Teamleiter Herrn Rickes zu pilotieren. Gemeinsam wählten wir eine Gruppe an Mitarbeitenden aus dem Außendienst und Innendienst aus, die mit uns die neuen Arbeitsprozesse in Kombination der Software im Alltag erproben sollten.

Aktuell befindet sich das System noch in der Testphase, um die alle Funktionen im alltäglichen Arbeitsablauf zu testen. Im Sommer werden wir dann die Testphase evaluieren und sofern es sich bewährt – wovon wir ausgehen – auf allen Abteilungen übertragen und implementiert.

Fazit

Wir haben mit unserem Projekt unseren Ausbildungsbetrieb ein großes Stück weiter – in Richtung Digitalisierung – vorangebracht. Dank unseres genauen Ablaufplans hatten wir eine solide Basis und konnten – auch wenn wir Umfang und Komplexität etwas unterschätzt hatten – alle gesetzten Ziele fristgerecht und ordentlich abarbeiten bzw. umsetzten. Ohne Frage, unser Projekt ermöglichte uns lehrreiche und praktische Einblicke ins Projektmanagement, an denen wir sowohl beruflich als auch persönlich sehr gewachsen sind. Gleichzeitig konnten wir mit unserem Projekt zeigen und beweisen, dass selbst Azubis eine große Veränderung bewirken können. Wir bedanken uns an dieser Stelle noch mal für das entgegengebrachte Vertrauen unserer Geschäftsführung – die uns als Investor das Projekt ermöglichte – und die Unterstützung durch Christopher Balschun. Danke auch an das RKW und der Chance durch Digiscouts etwas Großes im eigenen Ausbildungsbetrieb bewirkt zu haben. Wir empfehlen die Teilnahme bei den Digiscouts und möchten ein Zeichen setzten, dass auch kleinere Betriebe große Chancen in der Digitalisierung haben.