Scanner löst Postversand ab

Bei der Christoph Kroschke GmbH dreht sich alles um die Bereiche Fahrzeugzulassung, Kennzeichen und Logistik. Drei Auszubildende haben sich auf die Suche nach einem geeigneten Digitalisierungsprojekt gemacht – und sind fündig geworden.

Geschäftsführung unterstützt Digiscouts

Die Ideenfindung war schwierig, weil bei Kroschke schon so viel digitalisiert ist bzw. wird. Das Kollegium hat den Azubis aber geholfen und sie unterstützt, eine passende Idee zu finden. Es gab Gespräche mit den Mitarbeitenden aus den betroffenen Abteilungen und der Geschäftsführung.

„Die Geschäftsführung hat auch sehr positiv auf das Projekt reagiert. Wir haben sogar einen internen Coach aus dem Projektmanagement zur Seite gestellt bekommen, um das Projekt umzusetzen. Das war auch sehr hilfreich, da wir alle Schritte detailliert mit ihm besprechen konnten“, so Lasse Schütte, Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement im ersten Lehrjahr.

Vor dem Digiscouts-Projekt

„Wir erhalten Zählprotokolle, die aus Barquittungen bestehen, aus 54 Zulassungsdienste per Post. Sie werden an uns geschickt, damit diese dann bei uns in der Zentrale in Ahrensburg gebucht werden. Das ist ein langer Prozess, der sehr zeitintensiv ist. Manchmal geht dabei auch eine Quittung verloren. Alle Quittungen werden bei uns eingescannt und die Archivierung dieser wird dann auch bei uns vorgenommen“, erzählt Anna-Lena Riediger, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement im zweiten Lehrjahr.

Das haben die Digiscouts erreicht

„Wir wollen effizientere und übersichtlichere Arbeitsabläufe schaffen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Also einen schnelleren Informationsfluss zwischen der Zentrale und den Zulassungsdiensten schaffen“, berichtet Frederik Gresser, Auszubildender zum Kaufmann im E-Commerce im zweiten Lehrjahr.

Durch das Projekt soll weiterhin Papier und Platz eingespart werden, außerdem Zeit und Geld. Ein Einsparungspotenzial von 22.000 Euro im Jahr ist möglich, wobei einmalig 36.000 Euro für alle Zulassungsdienste investiert werden müssen. Nach zwei Jahren haben sich die Investitionen also schon amortisiert.

Heute werden die Zählprotokolle direkt im Zulassungsdienst gescannt. Die Testphase wurde mit zwölf Zulassungsdiensten durchgeführt, die bereits Scanner vor Ort hatten. So konnte getestet werden, wie das Projekt angenommen wurde. Die einzelnen Quittungen werden anhand eines Barcodes vom System erkannt und direkt im Archiv hinterlegt. So können sie leicht gebucht werden und das spart Papier und Zeit, die dann in andere Aufgaben investiert werden kann. 

Und so geht es nach dem Digiscouts-Projekt weiter

Für jede Zulassungsdienste werden nun nach und nach Scanner angeschafft, damit alle 54 Zulassungsdienste profitieren können und deren Arbeit erleichtert wird. Das Projektende ist also in Sicht.
Ein zweites Projekt ist schon in Sicht. Ein internes Chatsystem soll eingeführt werden. Momentan wird allerdings noch nach einem passenden Angeboten gesucht.