Schlüsselverwaltung digital gedacht: Softwaregestützte Ordnung statt langem Suchen

Nicht nur für Unternehmen ist das Thema Digitalisierung zentral, auch für die öffentliche Verwaltung ist es relevant mit der Zeit zu gehen. Aus diesem Grund hat sich das sechsköpfige Azubi-Team der Gemeinde Senden im Münsterland im Rahmen des Digiscouts®-Projekts mit der Digitalisierung der Schlüsselverwaltung auseinandergesetzt. Die kommunale Verwaltung der Gemeinde Senden sah das ganz genauso und gab ihren Azubis das „Go“ ein Digitalisierungsprojekt umzusetzen. Über eine Zeitspanne von sechs Monaten widmeten sich Nadine Schulte, Florian Schwibbe, Lara Holz, Jegor Gudzenko, Nico Trahe und Nadine Walaszek diesem Unterfangen.

Die Ideensuche und Entscheidungsfindung

Um ein geeignetes Projekt zu finden, starteten die Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten und Fachinformatikern mit einem Brainstorming. Mit insgesamt vier Ideen setzte sich das Projektteam näher auseinander und entschied sich schlussendlich für die Digitalisierung der Schlüsselverwaltung. Nachdem eine passende Software gefunden war, war der nächste Schritt der Gang zum Verwaltungsvorstand. Dort wurde ihnen begeistert das „Go“ für die Software und die weitere Umsetzung gegeben.

Die Ausgangslage

Vom Rathaus aus werden 845 Schlüssel in 470 Schlüsselbünden für 80 Gebäude verwaltet. Auf Anfrage können Mitarbeitende des Rathauses, Handwerker/innen und auch Vereinsmitglieder Schlüssel zu den jeweiligen Räumlichkeiten ausleihen. Hierfür wird die Schlüsselnummer, der Name des Empfängers, der Abholzeitpunkt und der voraussichtliche Rückgabezeitpunkt in einer Liste am Empfang eingetragen. Bisher ist allerdings wiederholt das Problem aufgekommen, dass ein benötigter Schlüssel im Schlüsselschrank nicht auffindbar war. Dementsprechend konnte er nicht ausgeliehen werden. Fehlende Ordnung im Schlüsselschrank und ein unklarer Aufenthaltsort der Schlüssel waren also zentrale Problematiken. Dieser Umstand stellt ein Problem dar, wenn Handwerker/innen und Rathaus-Mitarbeitende Zugang zu Gebäuden benötigen oder Vereinsmitglieder gewisse Räumlichkeiten für eine Veranstaltung nutzen möchten.

Darüber hinaus ist unklar, welche Schlüssel noch regelmäßig genutzt werden und bei welchen die dazugehörigen Schlösser bereits veraltet waren und durch neuere ersetzt wurden.

Die digitale Schlüsselverwaltung als Lösung

Das Ziel ist es, dass der ungeordnete Schlüsselschrank bald der Vergangenheit angehört. Die Azubis der Gemeinde Senden wollen hierfür eine digitale Schlüsselverwaltung einführen und den gesamten Bestand an Schlüsseln in eine Datenbank aufnehmen. In dieser soll nicht nur nachvollziehbar sein, welcher Schlüssel für welches Gebäude ist. Im System soll auch vermerkt werden, ob und von wem ein Schlüssel bereits ausgeliehen wurde und bis wann dieser wieder zurückgegeben werden soll. Mit Hilfe der Datenbank sollen die Schlüssel zukünftig auch für einen bestimmten Zeitpunkt gebucht werden können, sodass frühzeitig vor einer Veranstaltung der benötigte Schlüssel reserviert werden kann. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass der Schlüssel bereits von einer anderen Person ausgeliehen wurde oder der benötigte Schlüssel erst aufwändig gesucht werden muss.

Vorteile der digitalen Schlüsselverwaltung

Durch die Einführung der digitalen Schlüsselverwaltung wird einerseits eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeitenden erzielt und andererseits eine wichtige Transparenz über den Aufenthaltsort der Schlüssel geschaffen. Die Möglichkeit einen benötigten Schlüssel im Vorfeld reservieren zu können, schafft Struktur und effizientere Abläufe, von denen alle Beteiligten profitieren. Darüber hinaus wird durch die Digitalisierung der Schlüsselverwaltung der Papierverbrauch verringert, da keine physische Liste mehr benötigt wird.

Die Herausforderung und das weitere Vorgehen

Bei 845 Schlüsseln ergibt sich ein zeitintensiver Prozess die einzelnen Schlüssel darauf zu überprüfen, ob sie noch genutzt werden oder ob die dazugehörigen Schlösser bereits veraltet sind. Da auch das Alltagsgeschäft und die Prüfungen der Azubis Zeit in Anspruch genommen haben, hat sich der mit dem Projekt verbundene Zeitaufwand als Herausforderung dargestellt.

Daher ist die umfangreiche analoge Arbeit die Schlüssel zu überprüfen aktuell noch nicht abgeschlossen. Aufgrund dessen konnte die Digitalisierung aller Schlüssel noch nicht durchgeführt werden. Die ersten Schlüssel sind allerdings bereits digital erfasst.

Das Fazit

Auch die Azubis selbst haben von der Durchführung des Projekts profitiert. Durch die eigenverantwortliche Umsetzung konnten sie ihre Selbstorganisation und ihre Fähigkeit Probleme zu lösen verbessern. Auch von den neuen Erkenntnissen über das Implementieren von Anwendungssoftware werden sie auch in Zukunft noch profitieren. Aus den Digiscouts konnten die Azubis der Gemeinde Senden unterschiedlichste Erfahrungen mitnehmen.

Anderen Digiscouts würden sie bei der Projektumsetzung klar empfehlen:

Tauscht euch oft über Ideen aus und bringt Kritik mit ein.

Denn auf diese Weise konnten die Azubis der Gemeinde Senden ein Projekt auf den Weg bringen, welches langfristig die Prozesse verbessern und das Alltagsgeschäft erleichtern wird.