Ein Strichmännchen bringt übervolle Ablagefächer mit Formularen vom Lager zur Projektleitung zur Fachabteilung und wieder zurück. So anschaulich visualisierten drei Digiscouts® die langen Prozesszeiten und eine Formularflut im bei der Fertigungsmeldung. Das wollten sie ändern: Mit der digitalen Bearbeitung von Formularen sollen Prozesszeiten um die Hälfte reduziert und das Freigabeverfahren transparenter werden.
Die Geschäftsführung der MUNK GmbH beauftragte die beiden angehenden Industriekauffrauen im 2. und 3. Lehrjahr und den Fachinformatiker im 2. Lehrjahr mit der detaillierten Analyse des Fertigungsprozesses, der Verknüpfung mit der bestehenden Datenbank und einem transparenten Freigabeverfahren. Anschließend schulten sie die Belegschaft zu den Änderungen im Arbeitsablauf und betreuten die Einführungsphase.
Bei dem hohen Arbeitsaufkommen ist es ein echter Luxus sich die Zeit zu nehmen und einen Betriebsprozess vollständig zu durchleuchten. Es freut mich sehr, dass den Azubis diese verantwortungsvolle Aufgabe übertragen wurde.
so der Ausbilder Mathias Schwenke.
Um den Prozess zu verstehen, sprachen die Digiscouts® mit Mitarbeitenden in der Versandabteilung. Sie erfuhren, dass zum Beispiel auf den Formularen zu jedem Packstück die Verpackungsart, Größe und Versandtag dokumentiert wurden. Der Mitarbeitende, der für die Verpackung zuständig war unterschreibt das Formular. Der Prozesskette rückwärts folgend führten die Digiscouts® Gespräche in den verschiedenen Fachabteilungen bis hin zum Auftragseingang. Hier fanden sie die Auslöser, die den Fertigungsprozess anstoßen: eine Neubestellung, eine Ersatzteilanforderung oder ein Reparaturauftrag.
Das entstandene Schaubild des Fertigungsprozesses brachte 160 Arbeitspakete und fünf Dokumente zu Tage; sechs Fachabteilungen sind involviert. Dieses Ergebnis überraschte selbst die Geschäftsführung.
Der Auftrag für die Digiscouts® wurde dahin präzisiert, dass sie einen Teil des Gesamtkomplexes umsetzen und zwar den Prozess im Bereich Versand und Lager. Jetzt bestand die Aufgabe der Industriekauffrauen in der Beschreibung der Funktionalitäten der Software. Der Fachinformatiker programmierte diese anschließend.
Die Digiscouts® steuerten ihr Projekt gut organisiert und selbständig. Ihre Ziele waren, Zeiten einzusparen und papierlos zu arbeiten. Selbst ein Auslandspraktikum konnte die Projektarbeit nicht unterbrechen. Die Kommunikation fand online statt. Es wurde geskypt und per E-Mail kommuniziert.
Die Teilnahme am Digiscouts®-Projekt war der Impuls, den wir brauchten. Interdisziplinäre Arbeiten in der Ausbildung war für das Unternehmen neu und eine wertvolle Erfahrung die weiter fortgeführt werden wird – mit Rückendeckung durch die Geschäftsführung.
resümiert Mathias Schwenke.