Termine jetzt auch online vereinbaren

Die fünf Azubis bei der Hörgeräte Hahm GmbH, davon drei im ersten Lehrjahr und zwei im zweiten Lehrjahr zum Hörgeräteakustiker, haben das Digiscouts®-Projekt in die Hand genommen. Ein Online-Terminkalender soll Terminabsprachen erleichtern und interne Prozesse verschlanken.

„Wir wollten etwas finden, was nicht nur uns in unseren Abläufen unterstützt, sondern auch für die Kunden Vorteile bringt. Drei größere Ideen haben wir dann gefunden, die wir gerne umsetzen wollten. Unsere Chefin hat sich für eine dieser Ideen entschieden, die wir im Rahmen des Digiscouts®-Projekts umsetzen, aber die anderen beiden Ideen wollen wir dann zu einem späteren Zeitpunkt auch noch fertigstellen“, berichtet Neeske Petershagen, Auszubildende zur Hörgeräteakustikerin.

Die Idee in die Tat umsetzen

Die Zufriedenheit der Kunden und das persönliche Verhältnis zu ihnen, liegt allen Mitarbeitern sehr am Herzen. „Unsere Kunden profitieren jetzt davon, dass sie nicht immer lange am Telefon probieren müssen, bis sie endlich jemanden von uns sprechen können, oder auf ihre Bestätigungsmail warten. Sie können ihre Terminanfrage jetzt ganz bequem vom PC aus machen und sehen dann ja schon, welche Termin bereits vergeben sind und dass wir auch ziemlich ausgebucht sind. Wir haben dann mehr Zeit, z.B. für Beratungen, Anpassungen, oder Reparaturen und können uns so intensiver und ohne Unterbrechung um unsere Kunden kümmern. Dadurch verbessern wir natürlich auch unser Verhältnis zu ihnen“, erzählt Petershagen.

Die Kalenderfunktion konnte ohne Probleme beim Softwareanbieter eingekauft werden und wird jetzt in der Hauptfiliale für ca. zwei bis drei Monate getestet. Sofern alles rund läuft, wird der Kalender auch für alle anderen sieben Filialen (ab April acht Filialen) eingerichtet und genutzt. Auf der Homepage klickt der Kunde auf die Filiale, bei der er einen Termin vereinbaren möchte. Er klickt dann den Tag an, an dem er gerne seinen Termin haben möchte. Anschließend füllt er seine Kontaktdaten in das vorgesehene Feld ein und drückt dann auf „Termin anfragen“. Die Hörgeräteakustiker bekommen im Anschluss eine Mail mit dem Terminwunsch und können diesen entweder annehmen, oder ablehnen.

Um die Neuerung der Terminvergabe publik zu machen, soll eine Zeitungsanzeige geschaltet werden, da die älteren Kunden diese Information noch aus der Zeitung entnehmen.

Weitere Projektideen 

Der digitale Urlaubsschein wurde mittlerweile schon umgesetzt. Anträge werden jetzt digital und nicht mehr händisch ausgefüllt. Das spart vor allem Zeit, aber auch Papier und Druckertinte. Eine App des Hörgeräteakustikers soll es in naher Zukunft auch geben, sodass alle Themenbereiche auf einen Blick zu finden sind und Kunden schnell und einfach die Information erhalten, die sie gerade brauchen.