Unverzichtbar: die Willkommensmappe

Drei Märkte im Main-Kinzig-Kreis gehören zur Habig Supermärkte KG, die geführt wird von Elke und Manfred Habig. Rund 100 Mitarbeiter arbeiten in den Filialen in Bad Soden-Salmünster, Steinau an der Straße und Bad Orb. Auf zwei Dinge legt die Familie besonderen Wert: Fachkräfte in den Märkten und regionale Produkte in den Regalen. Während eines INQA-Audits „zukunftsfähige Unternehmenskultur“ wurde ein gängiges Problem thematisiert, das leicht in Verbindung zu bringen ist mit dem Einzelhandel: Wie die eigenen Mitarbeiter verlässlich mit Informationen versorgen, insbesondere die neuen Auszubildenden und Fachkräfte? „An einen Tisch können wir all unsere Mitarbeiter nicht bekommen, das machen uns alleine schon die Öffnungszeiten unmöglich“, erklärt Elke Habig. Wie bewillkommnet man also neue Mitarbeiter? Wie macht man ihnen all die Informationen zugänglich, die sie vom ersten Arbeitstag an benötigen, und gibt ihnen das Gefühl, gleich Teil des Teams zu sein und gut aufgenommen zu werden?

Die Willkommensmappe

An der Idee wie an der Umsetzung einer Willkommensmappe war Anke Tattusch beteiligt, die in der Verwaltung der Habig Supermärkte KG arbeitet. Immer wieder kamen und kommen Mitarbeiter mit Fragen; meistens sind sie nicht neu: „Im Grunde genommen handelt es sich bei unserer Willkommensmappe um eine Sammlung von Antworten auf oftmals gestellte Fragen und den wichtigsten Informationen, die man als neuer Mitarbeiter bei uns im Hause braucht.“ Die Geschäftsführerin ergänzt, dass dies auch der Grund sei, warum man entgegen sonstiger Gewohnheit die Mappe nicht jedem zu Beginn in die Hand drücke, sondern diese in den Personalräumen auslägen. „Die Inhalte werden beständig ergänzt und aktualisiert, da bietet sich diese Lösung an“, so Elke Habig. Eine weitere Möglichkeit, auch wenn es bei diesem Beispiel aus dem Lebensmittelhandel nicht so leicht umsetzbar wäre, besteht darin, die gesammelten Informationen im firmeneigenen Intranet zur Verfügung zu stellen. Dort fiele die Aktualisierung ebenfalls leicht. Doch nicht immer sind die Mitarbeiter im nötigen Maße PC-affin, wie das etwa bei Personen der Fall ist, die im Büroumfeld arbeiten.

Neben dem Gefühl des Willkommenseins und Unterstütztwerdens vermitteln die Mappen auch ein Gefühl von Sicherheit. Sich alles von Anfang an merken gelingt niemandem. Da ist es gut, zu wissen, wo man die Informationen findet, die man im Arbeitsalltag benötigt. Vier Funktionen nennt Simone Back vom RKW Hessen, die eine Willkommensmappe im Allgemeinen erfüllen kann: „Den Aspekt der Wertschätzung: Wer neu in ein Unternehmen kommt, wird fast erschlagen von den vielen Regelungen und erforderlichen Kompetenzen. Die Willkommensmappe ist ein schönes Signal: Schau her, wir wissen, wie es Dir am Anfang geht und helfen Dir, indem wir Dir wichtige Informationen zum immer wieder Nachschlagen zur Verfügung stellen. Der Aspekt der Entlastung: Die Willkommensmappe hilft dem Arbeitgeber, Informationen systematisch zu vermitteln, ohne nachdenken zu müssen: Hab ich jetzt alles erklärt und gesagt? Sie ist eine Art Checkliste oder sogar Mini-Qualitätsmanagement für den Betrieb bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Darüber hinaus finden auch bestehende Mitarbeiter hier Regelungen zum Nachschlagen, die im Laufe der Zeit vergessen gehen oder bei denen man sich nicht im Klaren ist: Wie war das nochmal bei uns geregelt? Der Aspekt der Verbindlichkeit: Eine Willkommensmappe hilft gerade kleineren Unternehmen, Regelungen allgemeinverbindlich festzuhalten und damit für alle Beschäftigten einheitlich sichtbar zu machen. Das hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Beschäftigten, einen Überblick zu behalten über Regelungen und Angebote. Der Aspekt der Attraktivität: So manches Unternehmen merkt erst beim Zusammenstellen eine Willkommensmappe, was es alles zu bieten hat, und geht danach mit deutlich mehr Selbstbewusstsein auf die Mitarbeitersuche. Insofern kann eine Willkommensmappe auch eine Art ,Standortbestimmung‘ für Arbeitgeberleistungen sein.“

Inhalte der Mappe

Für Elke Habig sind die Inhalte von Willkommensmappen individuell abhängig von der Branche. Sie führt als Beispiel an, dass in ihrer Mappe auch das Verhalten bei Raubüberfällen thematisiert werden müsse. Doch was gehört in jede Willkommensmappe? Für die Geschäftsführerin beginnt es mit der Unternehmensstruktur und den grundlegenden Informationen zum Unternehmen, damit das neue Umfeld noch schneller vertraut wird. Wichtig sind Antworten auf die Fragen, wer für was zuständig und wer wofür Ansprechpartner ist. Nicht fehlen dürfen ebenfalls Betriebs- und Verhaltensregeln, besondere Vorschriften, die es zu beachten gilt, aber auch Informationen über Pausenregelungen, den besonderen Leistungen, die dem Arbeitnehmer geboten werden, oder die wichtigsten Kontaktdaten der Vorgesetzten oder im Falle der Krankmeldung beispielsweise. Je vollständiger die gegebenen Informationen sind, desto leichter fällt es dem neuen Mitarbeiter, sich zurechtzufinden und wohlfühlen zu können.

Zur Willkommenskultur

Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz ist maßgeblich dafür, wie sich der neue Mitarbeiter aufgenommen fühlt. Elke Habig legt viel Wert auf eine persönliche Begrüßung und die Vorstellung der direkten Vorgesetzten. Diese übernehmen es anschließend, die neuen Kollegen mit ihren jeweiligen Funktionen vorzustellen. Die Willkommensmappe ist letztlich ein wichtiges Instrument – und wie Anke Tattusch es formulierte – eine „freundliche Geste“, neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen so leicht und angenehm wie möglich zu gestalten. Diese Chance sollten Unternehmen nutzen.