Wer bisher bei der Einkaufsgenossenschaft DEG Dach-Fassade-Holz eG in Hamm seinen Urlaub beantragte, der benötigte Zeit. Der alte Urlaubsantrag sah zwei Unterschriften vor, ehe der Papierbeleg im DEG-eigenen Tourenwagen seine Reise zur Hauptverwaltung in Hamm antrat. Dort folgten weitere Unterschriften und die Antragsdaten pflegte die Abteilung Personal und Organisation händisch ins Buchungssystem ein. Mit einem Vermerk über Genehmigung oder Ablehnung und verbleibende Urlaubstage trat der analoge Urlaubsschein seine Rückreise zum Antragstellenden an. Wer wissen wollte, wie viele Urlaubstage für das Jahr noch übrig sind, der griff zum Telefon.
In den Augen der drei Auszubildenden im zweiten Lehrjahr für die Berufe Kaufmann/frau im Groß- und Außenhandel sowie Kaufmann/frau für Büromanagement war diese analoge Reise des Urlaubsantrages nicht mehr zeitgemäß. Ihre Idee: Software ersetzt den Papierkram. Der Urlaubsantrag wird am Standort-PC online ausgefüllt und per Mausklick der Genehmigungsprozess angestoßen. Antragsstellende können jederzeit den Genehmigungsprozess nachvollziehen und sehen, wie viele Urlaubstage sie noch haben. Die Daten sind direkt im SAP-System, händisches und fehleranfälliges Erfassen entfällt. Die Idee überzeugte den Vorstand, denn dieser Digitalisierungsschritt im Verwaltungsprozess bringt Vorteile für alle Mitarbeitenden im Betrieb.
„Wir haben uns den Prozess zum Urlaubsantrag von Grund auf von der Personalabteilung erklären lassen und mit der IT-Abteilung Schritt für Schritt weiterentwickelt“, berichtet Tim. Ein externer IT-Dienstleister erläuterte den Digiscouts® die Grundstruktur des Urlaubstools für das SAP System. Außerdem besprach die Gruppe individuelle Anpassungen, die noch vorgenommen werden mussten. Die Kollegschaft der IT-Abteilung implementierte die Software. Anschließend musste noch sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden, kaufmännische wie gewerbliche, in allen Zweigniederlassungen Zugriff zum „Urlaubstool“ haben. Nachdem in manchen Zweigniederlassungen weitere PCs bereitgestellt wurden, sind nun alle Voraussetzungen erfüllt. Alle Mitarbeiter können jetzt von sämtlichen Standorten ihren Urlaub online beantragen. Die erste Testphase an den Standorten Hamm und Mühlheim wurde von den Digiscouts® begleitet und erfolgreich abgeschlossen. Der Verwaltungsprozess zum Urlaub ist papierlos, schneller durch den Wegfall von zwei Genehmigungsschritten und transparenter geworden.
„Wir werden weitermachen und mit zukünftigen Azubis neue Ideen umsetzen. Die Digiscouts® haben uns durch ihre eigenverantwortliche Projektumsetzung überzeugt.“, sagt Stefan Wever (Marketing und Kommunikation).