Vertragswesen – ab jetzt nur noch digital

Trotz Demoversion und Teamwechsel erfolgreich ans Ziel gekommen 

Die Azubis der Handwerkskammer Kassel digitalisierten das hausinterne Vertragswesen. Unterschiedliche Verträge sind zukünftig online verfügbar und einheitlich archiviert.Einer der größten Vorteile: Verträge müssen nicht mehr aufwändig gesucht werden, Termine können überwacht werden und sind an einem Ort verfügbar.

Digitalisierung ist ein ebenso wichtiges Thema wie die Steigerung der Attraktivität der Betriebe für Nachwuchs- und Fachkräfte. Durch das Digiscouts®-Projekt bringen die jungen Menschen ihre Fähigkeiten und Kenntnisse im Unternehmen ein und werden an betrieblichen Prozessen aktiv beteiligt, so Dr. Matthias Joseph, Mitarbeiter für Öffentlichkeitsarbeit der Handwerkskammer Kassel.

Die ersten drei Ideen nahmen die Verwaltungsfachangestellten im ersten, zweiten und dritten Lehrjahr zusammen mit dem RKW-Coach unter die Lupe. Nach einigen Gesprächen war klar, die analoge Vertragsablage wird digitalisiert! Während der Projektlaufzeit bahnten sich für die Azubis einige Herausforderungen an. Eine stellte die Projektarbeit am Fallbeispiel dar. Aus Gründen des Datenschutzes war es den Azubis einerseits nicht möglich, die originalen Dokumente zu verwenden und einzupflegen, und andererseits stand die Software zum damaligen Zeitpunkt nur als Demoversion zur Verfügung. So kam es zu einigen Leerläufen und sie arbeiteten nur phasenweise am Projekt. Um sich selbst mit der Software vertraut zu machen und um die Belegschaft im Anschluss zu schulen, nahm das Azubi-Team an einem Webseminar zur Handhabung der Software für das DMS teil und lernte so alle relevanten Funktionen kennen. 

Die Projektorganisation – die tatsächliche Herausforderung

Rückblickend betrachtet wird deutlich, dass das Team ein weitaus größeres Problem und für die Projektarbeit durchaus gängiges Phänomen – die permanente Neuorganisation des Teams – großartig bewältigte. So waren bspw. zwei Azubis zwischenzeitlich im Ausland. Zwei andere absolvierten die Ausbildung und verließen das Unternehmen vor dem Projektende, eine neue Auszubildende kam mitten im Projekt hinzu.   

Unserer Auszubildenden haben gelernt, mit Problemen umzugehen, mit denen man gar nicht gerechnet hat. Digiscouts® ist ein tolles Projekt und alle haben profitiert, resümiert Dr. Matthias Joseph.

Besonders stolz ist das Team der HWK darauf, dass sie trotz der Herausforderungen nie den Mut und die Lust am Digiscouts®-Projekt verloren und damit ihr Projekt erfolgreich umsetzten. Ohne Zweifel half eine genaue Meilensteinplanung, von Anfang an strukturiert zu bleiben und den Überblick über ihrer Projektarbeit zu behalten. Die Azubis waren sich einig: Digiscouts® ist ein tolles Projekt und bot ihnen die Chance, im Unternehmen die Digitalisierung weiter- und sich voll einzubringen.

Wie geht es nach dem Digiscouts®-Projekt weiter?

Die nächsten Schritte im Digiscouts®-Projekt ist die Einführung der Software, die Schulungen der Mitarbeiter sowie die anschließende Umsetzung der Archivierung der originalen Dokumente im DMS. Die HWK hat uns verraten, dass das Digiscouts®-Team nach Auslauf des Projekts bestehen bleibt. Derzeit arbeiten die Azubis parallel am Schulungskonzept sowie am Entwurf einer systematischen Dokumentenarchivierung.