Via App den Urlaub beantragen: Erleichterung für Mitarbeitende im Außendienst

Die angehende Kauffrau für Büromanagement Kim Horlacher und ihre zwei Azubi-Kollegen, alles Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik, sind bei der Suche nach Digitalisierungspotenzial im Betrieb fündig geworden: angefangen bei der Zeiterfassung bis hin zur Inventur. Coach Michael Ulmer vom RKW Baden-Württemberg prüfte die Ergebnisse anschließend bei seinem Betriebsbesuch: „Bei der Diskussion vor Ort waren wir sehr schnell beim Thema „Digitalisierung der Urlaubsscheine“ angekommen, was vor allem für die vorerst 24 Monteure des Bereichs Elektro-Anlagen eine große Verbesserung bzw. Vereinfachung darstellen würde, weil diese überwiegend unterwegs sind – teilweise bundesweit oder auch europaweit. Deshalb musste dies auch auf eine mobile App hinauslaufen, die außerhalb des bestehenden IT-Systems funktioniert.“

Eine Pinnwand voller Urlaubsanträge

Noch müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge an eine Pinnwand heften oder persönlich bei der Geschäftsführung abgeben. Die Bearbeitung der Anträge kann manchmal mehrere Tage oder Wochen dauern. Monteure, die aufgrund von größeren Baustellen selten in den Betrieb kommen, beantragen daher meist nur sehr kurzfristig ihren Urlaub. „Die Methode ist etwas unübersichtlich, da die Pinnwand manchmal nach einigen Tagen überfüllt ist. Zudem muss jedes Jahr ein neuer Kalender erstellt werden, in den wir dann die Urlaubszeiten händisch eintragen“, erklärt Kim Horlacher.  

Mit der App den Urlaub beantragen

Noch ist das Digiscouts-Projekt in der Umsetzungsphase, da die Azubis die bisherigen Urlaubsansprüche und schon genommenen Urlaubstage jedes Mitarbeitenden in das Programm eintragen müssen. In naher Zukunft können die Urlaubsscheine dann per App über das Firmenhandy oder den eigenen Computer jederzeit eingereicht werden. Die Meister, die Geschäftsführer und das Büropersonal haben über die App die Urlaubstage jedes Mitarbeitenden auf einem Blick verfügbar. Darüber hinaus gibt es keine Zettelwirtschaft mehr an der Pinnwand. „Bei einer Überschneidung der Urlaubstage mit einem anderen Mitarbeitenden wird der User der App sofort informiert. Die Urlaubsanträge werden schneller angenommen und die Belegschaft muss nicht mehr lange auf die Rückmeldung warten“, erzählt Horlacher. Vor allem aber profitieren die Monteure im Außendienst von der App, da sie jederzeit und von überall ihren Urlaub beantragen können.

Azubis profitieren von erworbenen Kompetenzen

Auch die Auszubildende, die das Projekt geleitet hat, und ihre zwei Azubi-Kollegen profitieren in mehrfacher Hinsicht vom Digiscouts-Projekt. Neben der Umsetzung des eigentlichen Projektes haben sie sich Kompetenzen angeeignet, die für ihre weitere Berufslaufbahn nützlich sind. Darunter fallen beispielsweise ein grundlegendes Verständnis für die Beziehung zwischen Mensch, Technik und Organisation sowie für betriebliche Abläufe, Zusammenhänge und Wertschöpfungsketten. Das Wissen, wie man ein Projekt vorbereitet und umsetzt, haben sich die drei Auszubildenden ebenfalls angeeignet.