Vom einzelnen Azubi-Projekt zur Projektwoche

Mit Azubis ein Digitalisierungsprojekt umzusetzen bringt vielseitige Vorteile mit sich, auch wenn sich bereits das gesamte Hauptgeschäft um das Thema Digitalisierung dreht. So war es auch bei der ZMI GmbH, einem IT-Dienstleister. Mit zwei Azubis nahm das Unternehmen im vergangenen Jahr am Projekt Digiscouts teil. Im nachfolgenden Interview bietet uns der Ausbildungs- und Personalleiter Robert Haser Einblicke in das Digitalisierungsprojekt und die Zeit nach dem Projekt.

Im Rahmen der Digiscouts haben die Azubis die Digitalisierung des Hardwarebestands in Angriff genommen. Wie darf man sich das Projekt im Detail vorstellen?

Unser Azubi-Team hat das Tool „ZMI Hardware“ entwickelt, mit dem dokumentiert werden kann, welchem Mitarbeitenden gerade welche Hardware ausgehändigt wurde. Wir bieten ja schon die digitale Personalakte für die Mitarbeitenden an und das neue Tool ist eine Ergänzung dazu. So können wir erfassen, welcher Mitarbeitende einen Bildschirm, Laptop oder ein Headset hat und um welches Gerät es sich dabei genau handelt. Auf diese Weise haben wir immer einen schönen Überblick darüber, wer gerade was hat.

Hat sich das Projekt nachhaltig auf den Arbeitsalltag ausgewirkt?

Ja, definitiv. Das Tool ist bei uns im Haus im Einsatz und ermöglicht uns die Hardware intern zu tracken. Zuvor wurde das klassisch auf Papier festgehalten, anschließend eingescannt und in der Akte abgelegt. Das fällt jetzt alles weg. Damit haben wir unsere interne IT definitiv entlastet.

Kerngedanke der Digiscouts ist ja, sowohl die Azubis zu fördern als auch den Ausbildungsbetrieb bei der Digitalisierung zu unterstützen. ZMI ist nun ein IT-Dienstleister und als solcher könnte man davon ausgehen, dass euch das Thema Digitalisierung nicht fremd ist. Welcher Mehrwert war für euch ausschlaggebend, weshalb ihr euch vergangenes Jahr für die Teilnahme am Projekt Digiscouts entschieden habt?

Zu allererst einmal, egal, wie digital ein Unternehmen ist, man findet immer noch etwas. Wir haben uns aber vor allem deshalb für die Teilnahme entscheiden, weil wir die Möglichkeit erkannt haben, etwas Gutes für unsere Azubis zu tun. Sie können sich im Rahmen eines Projekts beweisen und an anspruchsvollen Aufgaben wachsen, mit denen sie sonst in ihrer Ausbildung vielleicht nicht in Berührung gekommen wären. Darüber hinaus konnten wir all unsere Mitarbeitenden bei der Ideenfindung mit einbeziehen und dadurch eine gewisse Wertschätzung an die komplette Belegschaft vermitteln. Zu guter Letzt haben wir auch sofort den Mehrwert für uns als IT-Dienstleister gesehen, denn mit diesem Tool erweitern wir gleichzeitig unser Produkt-Portfolio, sodass es auch unsere Endkunden jetzt bei uns erwerben können. Wir haben also drei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Wie bewerten die Azubis selbst ihre Teilnahme am Projekt?

Zusammengefasst als „vollen Erfolg“. Unsere beiden Azubis kamen ja aus zwei Fachbereichen, IT-Systemkauffrau und Fachinformatiker, und haben sich die Aufgaben aufgeteilt und es dann Hand in Hand umgesetzt. Dementsprechend haben sie sich in den Bereichen Programmierung und Projektmanagement einiges aneignen können und auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, von Marketing bis zur Entwicklung und dem Verkauf, positiv erwähnt. Sie sind glücklich und bereuen es also keinesfalls am Projekt teilgenommen zu haben.

Wie betrachtest du aus Sicht des Betreuers die Auswirkungen der Projektteilnahme auf die Azubis? Konntest du Veränderungen beobachten?

Sie sind sehr durch das Projekt gewachsen. Die beiden haben extrem Selbstvertrauen getankt und am Ende konnte man deutlich sehen, wie stolz sie waren. Ich war natürlich genauso stolz auf sie und konnte beobachten, welches Selbstvertrauen und welche Sicherheit in ihrer Arbeitsweise sie entwickelt haben. Aber auch das Zwischenmenschliche wurde gefördert. Das geht über die Beziehungen untereinander im Azubi-Team hinaus und geht hinein in unterschiedliche Abteilungen. Diese Beziehungen sind ja nicht selbstverständlich. Ich möchte nicht verschweigen, hier und da hat es am Anfang natürlich auch zwischen einigen Personen gekracht, aber das gehört zum Leben und Arbeitsalltag auch dazu. Diese Erfahrungen werden ihnen im Endeffekt ein Leben lang helfen.

Hat sich im Zuge dessen auch verändert, in welchem Licht die Belegschaft die Azubis sieht?

Ja. Die beiden Azubis haben sich großen Respekt bei der Belegschaft geschaffen. Ein solches Projekt umzusetzen, wäre auch für bereits ausgebildete Mitarbeitende eine Hausnummer gewesen, aber als Azubis ist das eine ganz besondere Leistung. Dementsprechend hat sich allgemein die Sicht verändert, was Auszubildende überhaupt leisten können, wenn man ihnen die Chance gibt.

Das Projektvideo hat da auch seinen Teil zu beigesteuert. Wir haben das Video, das die beiden Azubis erstellt haben, natürlich auf TikTok, Facebook, LinkedIn und überall, wo es möglich war, gestreut, um das Projekt der Außenwelt zu zeigen, aber auch intern haben wir es noch einmal vorgestellt. So hat jeder Mitarbeitende auch in der letzten Ecke mitbekommen, was entstanden ist. Die Reaktionen waren super.

Hat sich durch die Projektteilnahme auch für die nachfolgenden Azubi-Jahrgänge etwas verändert?

Auch ich als Ausbildungs- bzw. Personalleiter hätte niemals gedacht, dass Azubis ohne viel Hilfe von anderen Seiten ein Projekt so hinbekommen und habe auf jeden Fall gelernt ihnen mehr zuzutrauen. Tatsächlich fand ich das Projekt Digiscouts so toll, dass ich jetzt eine Projektwoche eingeführt habe. Einmal im Jahr schmeiße ich unsere Auszubildenden aus allen Lehrjahren einmal zusammen und gemeinsam überlegen sie sich bzw. wir uns eine Projektaufgabe. Dafür bekommen sie auch ein kleines Budget. Es ist unglaublich, was bisher dabei herauskam. Die unterschiedlichen Lehrjahre ergänzen sich dabei komplett und ich bin schon gespannt, was uns bzw. ihnen nächstes Jahr einfallen wird. Man muss es ihnen nur zutrauen.

Außerdem hat der Erfolg unserer beiden Digiscouts-Azubis natürlich auch eine Vorbildfunktion für die Azubis im ersten Lehrjahr, die das Projekt mitbekommen haben. Das eröffnet auch bei ihnen auch ganz neue Vorstellung davon, was möglich ist.

Wie bewertest du das Potenzial eines Projekts wie Digiscouts? Können Azubis so zu Treibern der Veränderung für den Umgang zwischen Mitarbeitenden auf unterschiedlichen Hierarchieebenen werden?

Ja, absolut. Ich bin im Nachhinein extrem froh, dass wir bei den Digiscouts teilgenommen haben und ich kann es nur jedem anderen Unternehmen ans Herz legen. Wir sind ein kleines Unternehmen und da sind die Hierarchieebenen nicht ganz so groß, aber es hatte trotzdem einen deutlichen Effekt. In größeren Unternehmen ist es ein absolutes Muss. Durch die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, die Präsentation der Azubis vor der Geschäftsführung, werden die Azubis auf einer ganz anderen Ebene über längere Zeit wahrgenommen. Ansonsten kann es ja durchaus sein, dass man ganz oben nicht viel von den Azubis mitbekommt. So können die Azubis sich beweisen und auch einen ganz anderen Stellenwert einnehmen.

Vielen Dank für das Interview und die Einblicke!