Vorbild für Kommunen: Wie Azubis die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung vorantreiben

„Unsere Digiscouts Saskia und Leonie haben sich von Beginn an neugierig und ambitioniert gezeigt. Das spiegelte sich auch in den gefundenen Digitalisierungspotenziale in der Stadtverwaltung Haldensleben wieder“, sagt Vanessa Bohn, Ausbildungsbetreuerin bei der Stadt Haldensleben. „Ohne Scheu sind sie auf unsere Mitarbeitenden zugegangen, haben sich erkundigt und selbstständig aus ihrer bisherigen Erfahrung ein Bild gemacht. Sie haben so etliche Vorgänge und Formulare gefunden, die sowohl kurz- als auch längerfristig digitalisiert werden müssen.“ Daraus sind drei Favoriten entstanden: QR-Codes für Bußgeldbescheide, die digitale Anmeldung zu Ferienfreizeitangeboten und zum Ferienpass der Stadt Haldensleben sowie ein digitaler Ausbildungsnachweis, der letztendlich auch von den Azubis umgesetzt wurde. 

Azubis präsentieren Projektideen vor Presse

Leonie Hahne und Saskia Speer, beides Auszubildende zur Verwaltungsfachangestellten, stellten die Projektideen – und das ist bei den Digiscouts eine absolute Premiere – dem Coach bei einem Pressegespräch vor. Die beiden meisterten diesen extra Druck mit Bravour. „Gemeinsam haben wir uns für den digitalen Ausbildungsnachweis entschieden. Somit konnten Absprachen und Beratungsgespräche mit den Institutionen getroffen werden, die mit dem bisherigen Ausbildungsnachweis der Auszubildenden gearbeitet haben“, erklärt Bohn. 

Ausbildungsnachweis: zeitintensiv und aufwendig

Die Dokumentation von Ausbildungsinhalten (Ausbildungsnachweis) erfolgt bei der Stadt Haldensleben seit vielen Jahren in den Ausbildungsberufen schriftlich auf bestimmten Vordrucken. Dabei wird während der Arbeitszeit oder im Anschluss daran jede Tätigkeit des Tages festgehalten, die sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. „So sind wir als Projektteam auf den digitalen Ausbildungsnachweis gekommen, der in der Datensicherung sehr viel zuverlässiger ist als einfaches Abheften. Zudem kann der Ausbildende, der die Nachweise regelmäßig sichten und unterschreiben muss, seine Zeit besser einteilen und kann zwischendurch auf alle Ausbildungsnachweise zugreifen“, erklärt die Auszubildende Hahne.

Digiscouts-Projekt: Vorbild für andere Kommunen

Für diesen digitalen Ausbildungsnachweis wurden für die Auszubildenden Probooks im Rahmen des Projektes angeschafft, um ihnen die Handhabung noch etwas zu vereinfachen. So werden hochgerechnet für sechs Azubis á drei Jahre ca. 1.000 Formularausdrucke gespart. „Die Bürgerinnen und Bürger profitieren vielleicht nicht im großen Maße, aber es spart den betroffenen Mitarbeitenden Zeit, die dann für die Bearbeitung von deren Anliegen genutzt werden kann. Natürlich möchte die Stadt Haldensleben im Rahmen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auch eine gewisse Vorbildfunktion einnehmen, um auch andere Verwaltungen und auch andere Betriebe zu motivieren, einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft zu wagen“, sagt Speer.

Benefits von Azubiprojekten

„Wir als Auszubildende sind in dem Punkt gewachsen, dass wir alleine die Koordination der einzelnen Projektbereiche (technische Beschaffung / Voraussetzungen, rechtliche Abklärung, Zustimmung versch. Institutionen) übernommen haben und unsere verfügbare Zeit gleichmäßig für alle Bereiche einteilen mussten, was uns erfolgreich gelungen ist. Zudem konnten wir uns in Sachen Arbeitsorganisation und Teamarbeit weiterentwickeln, da man mit der Zeit einen Sinn dafür entwickelt hat, wer sich im Team wie am besten einbringen konnte. So war die Arbeitsaufteilung immer fair und schaffbar für jeden Einzelnen“, erläutert Hahne.

Speer ergänzt: „Wir haben uns viel mit der rechtlichen Seite des digitalen Ausbildungsnachweises und generell der Digitalisierung beschäftigt. Mit der Zeit bekamen wir ein gewisses „Know-How“ bezüglich des digitalen Fortschritts. Wir erfuhren einiges über die regionale Stellung der Verwaltung im Wandel der Digitalisierung, was uns ein besseres Bild des aktuellen Standes der Stadt Haldensleben geben konnte.“