Warum das Rad neu erfinden? Ansätze einfach übertragen

Ein klassischer Prozess mit Formularen, Unterschriftenmappen, Hauspost: Jeden Monat erfasst die DEG Dach-Fassade-Holz eG am Standort Münster ihre Lagerbestände und hält sie auf dem Inventurformular fest. Die Mitarbeitenden gleichen den aktuellen und gebuchten Warenbestand ab, beziffern die Inventurdifferenz und legen diese dem Genehmigenden vor. Die Inventurformulare mit einer ausgewiesenen Differenz bis 500€ bzw. bis 1.000 EUR verbleiben am Standort Münster. Diese zeichnet der Logistikleiter bzw. Zweigniederlassungsleiter ab. Formulare mit Differenzbeträgen über 1.000 EUR versendet die Zweigneiderlassung via Hausporst an den Einkaufsleiter in der Zentralverwaltung in Hamm. Anschließend kommen die Belege unterschrieben auf gleichem Weg zurück. Einmal jährlich geben alle Zweigniederlassungsleiter sämtliche Inventurordner in der Hauptverwaltung Hamm ab. Diese werden anschließend archiviert.  

„Formulare per Hauspost versenden muss heutzutage nicht mehr sein!“, dachten sich die beiden angehenden Groß-  und Außenhandelskaufleute aus dem 1. Lehrjahr und die angehende Fachkraft für Lagerlogistik ebenfalls im 1. Lehrjahr. Stattdessen wollten sie den Inventurprozess in Anlehnung an den digitalisierten Kostenrechnungsworkflow transformieren. Die Azubigruppe präsentierte die Idee vor  dem Vorstand und der Geschäftsführung. Für Cedric war diese Präsentation ein spannender Tag. „Wir finden es nicht selbstverständlich, dass Azubis mit dem Vorstand an einem Tisch sitzen, und vorschlagen, wie sich das Unternehmen digitalisieren lässt. Anschließend noch den Auftrag zu erhalten und die Idee umzusetzen, das war für uns ein tolles Gefühl!“

Im ersten Schritt analysierten die drei Digiscouts® den Prozess zum Erfassen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen. Sie sprachen mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachabteilung und erfuhren, dass im Rechnungssystem Eingangsrechnungen erfasst, klassifiziert, geprüft und freigegeben werden. Danach erfolgt über eine Schnittstelle die Übergabe der Buchungsdetails an das Buchungssystem.

Im zweiten Schritt passten die Digiscouts® den Prozess zur Inventurgenehmigung entsprechend an. Sie adaptierten den Rechnungsworkflow. Die Datenerfassung aus der Inventur bis hin zur Freigabe erfolgt zukünftig in einem Prozessschritt im Rechnungssystem. Gemeinsam mit der IT-Abteilung wurde die Programmierung der Schnittstelle besprochen. Für die Testphase erstellten sie ein beschreibbares PDF des Inventurformulars, das im Rechnungssystem abrufbar war. „Die Zusammenarbeit des interdisziplinären Ausbildungsteams mit den Fachkolleginnen und -kollegen lief sehr erfolgreich und war für beide Seiten bereichernd. Bei nächster Gelegenheit würden wir dies bestimmt wiederholen“, sagt Stefan Wever (Marketing und Kommunikation).