Wer Bescheid weiß, kann das Unternehmen vertreten

Die Beschäftigten als Unternehmensbotschafter beim Kunden: Beim IT-Dienstleister conplement AG aus Nürnberg funktioniert das, weil das Unternehmen die Beschäftigten umfassend informiert. Von einer bewusst gestalteten, zielgerichteten internen Kommunikation profitieren die Effizienz von Abläufen und die Mitarbeiterbindung.

Von der Firmengründung an war klar, dass jeder Mitarbeiter Bescheid wissen muss. Denn sie arbeiten häufig beim Kunden vor Ort und sollen das Unternehmen kompetent vertreten können. Dafür müssen sie das Unternehmen als Ganzes verstehen: die Firmenstrategie, aktuelle Projekte und künftige Entwicklungen.

„Wenn jeder einzelne im Unternehmen das große Ganze im Auge behalten kann und weiß, was im Unternehmen vor sich geht, dann heißt das: Die interne Kommunikation funktioniert!“ begründet Udo Wiegärtner, Personalleiter der conplement AG den hohen Stellenwert der internen Kommunikation.

Das Unternehmen setzt auf einen Mix von klassischen und individuellen Maßnahmen.

Im Wechsel alle sechs Wochen finden eine Mitarbeiterversammlung und ein Vorstandsfrühstück statt.

Eine Mitarbeiterversammlung – eher ein klassisches Instrument – dauert in der Regel zwischen 1,5 und 2 Stunden. Rund zwei Drittel der gut 60 Mitarbeiter nehmen teil. Themen sind Umsatzzahlen, laufende Projekte und der Umgang mit Hauptkunden. Gleichzeitig ist aber auch Raum für die Diskussion aktueller Probleme.

Das Vorstandsfrühstück hingegen dient dem informellen Austausch zwischen Belegschaft und der Geschäftsführung. Der Vorstand nutzt diese Runde, um ein bisschen „aus dem Nähkästchen“ zu plaudern, sei es über neue Aufträge oder Veränderungen in der Organisation. Für die Belegschaft ist das Vorstandsfrühstück mit seiner besonderen Atmosphäre auch eine gute Möglichkeit, ungezwungen Fragen zu stellen oder Probleme zu erörtern. Gerade Beraterinnen und Berater, die oft beim Kunden tätig sind, können sich bei dieser Gelegenheit mit den Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten austauschen.

Fachvorträge aus dem Kreis der eigenen Mitarbeiter dienen dem internen fachlichen Austausch und dem Wissenstransfer. Im Abstand von 14 Tagen geht es beispielsweise um Themen wie "Projektübergreifender Wissensaustausch", "Agile Planung in Softwareprojekten" oder "Testgetriebene Softwareentwicklung".

Klassische Instrumente sind Teambesprechungen und das tägliche kurze Status-Meeting innerhalb eines Projekts, "Daily Scrum" genannt. Jedes Projektmitglied beantwortet dort drei Fragen:

• Was habe ich seit gestern geschafft?
• Was gehe ich heute an?
• Und was hindert mich gerade am effizienten Arbeiten?

Außerdem organisiert der IT-Dienstleister jährlich ein Firmenevent und nutzt es im Sinne seiner Kommunikationsstrategie: Er stellt die Unternehmensstrategie und entscheidende Projekte des nächsten Geschäftsjahrs vor.

Im Gespräch bleiben – das Miteinander fördern

Diese vielfältigen Kommunikationsstrukturen helfen der Unternehmensführung dabei, aufkeimende Probleme frühzeitig zu bearbeiten. Die Regelkommunikation fördert das Miteinander im Betrieb. Entscheidungen und Arbeitsprozesse werden vorangetrieben. Der Betrieb profitiert von motivierten und verbundenen Unternehmensbotschafterinnen und Unternehmensbotschaftern, die gut über das Unternehmen Bescheid wissen.