Wie Azubis zu gefragten Experten im Unternehmen werden

Volker Scherz, Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der IT4Trade GmbH erzählt im Interview, wie er durch sein Digiscouts-Projekt zum gefragten Experten im Unternehmen wurde.

Welches Problem im Betrieb ist dir während deiner Ausbildung immer wieder begegnet?

Es fehlten Möglichkeiten, Probleme von Kundinnen und Kunden, wie beispielsweise eine RMA-Anfrage (Return Material Authorization) oder technische Hilfe, einfach und schnell im Auge zu behalten oder an Kolleginnen und Kollegen zu übergeben. Im alten System wurden solche Aufgaben über teils lange E-Mail-Ketten gelöst. Dies hat einige Probleme zur Folge, wie z.B. mangelnde Übersichtlichkeit bei komplexen Lösungswegen oder im schlimmsten Fall eine Verzögerungen bei der Lösungssuche, da eine E-Mail untergegangen ist.

Wie hast du das Problem innerhalb des Digiscouts-Projektes gelöst?

Nach diversen Gesprächen mit der Geschäftsführung und einer detaillierten Prozessanalyse und -anpassung, entschieden wir uns für ein individuell angepasstes Ticketsystem, das zu einer effizienten Vereinfachung der Kommunikation und der internen Bearbeitung beiträgt.

Welche Vorteile bietet das Ticketsystem für den Betrieb?

Das Ticketsystem bietet die Möglichkeit der Projektrealisierung für umfangreichere Anfragen, da nun kurze Kommunikationswege abteilungsübergreifend vorhanden sind. Dies ist speziell wichtig für die Vision des Unternehmens. Damit können wir ebenso weiterführende Dienstleistungen für regionale Kundschaft anbieten. Dabei wurde auch auf die Ausbaufähigkeit des Ticketsystems gesetzt, sobald neue Prozesse mit weiteren Abteilungen entstehen. Ein sekundärer, aber positiver Nebeneffekt ist, dass die Umsetzung intern und ohne große Kosten umsetzbar ist.

Wie hast du das Digiscouts-Projekt umgesetzt?

Zunächst habe ich die Projektziele exakt definiert und in Meilensteine unterteilt. Dabei habe ich auch eine Kosten-Nutzen- und Risiko-Analyse durchgeführt, bei der ich erneut mögliche Ticketsysteme beleuchtet habe. Nachdem die Geschäftsführung dem Projekt zustimmte, begann ich mit der Analyse der Prozesse in vereinbarten Abteilungen. Anschließend habe ich ein IST/SOLL-Vergleich durchgeführt und mithilfe von Prozessmanagement-Tools modelliert. Dann begann die technische Umsetzung, bei der geplante Verzögerungen, wie beispielsweise das Erlernen eines neuen Betriebssystems und Systemumgebung, hinzukam. Dabei musste ich auch diverse Umstellungen der Netzwerkinfrastruktur berücksichtigen, um den Betrieb des Ticketsystems zu ermöglichen.
Während der gesamten Laufzeit dokumentierte ich den Ablauf in meinem eigenen Doku-Wiki, dass ich in einem Nebenprojekt ebenfalls implementierte.

Welche Herausforderungen kamen auf dich im Laufe des Projektes zu?

Da ich der einzige Auszubildende bin, wurde die komplette Steuerung und Projektplanung von mir selbst übernommen. Eine der größten Herausforderungen war es, sich in ein komplett unbekanntes Gebiet einzuarbeiten. Ich musste z. B. ein komplett neues Betriebssystem erlernen. Des Weiteren gab es Probleme bei dem Zeitmanagement. In beiden Fällen war mein Ehrgeiz an dem Erlernen der neuen Materie sehr groß, sodass ich mithilfe eines Prioritätenplans dennoch meine Meilensteine erreichen konnte. Jeder Meilenstein diente erneut als Ansporn. Dabei habe ich auch alle notwendigen Kenntnisse vom neuen Betriebssystem erlangt, um das Projekt umsetzen zu können. Für die inhaltliche Zuarbeit organisierte ich mir Unterstützung aus den jeweiligen Abteilungen.

Inwiefern konntest du durch das Digiscouts-Projekt dein Wissen bzw. deine Kompetenzen erweitern?

Auch wenn noch viel tiefergehendes Wissen fehlt, konnte ich durch die intensive Beschäftigung mit dem neuen Betriebssystem eine gute Basis aufbauen. Außerdem habe ich viel über die Ideenfindung bis hin zur Projektierung und Umsetzung gelernt. Alle Fragen rund um das Ticketsystem und die kleinen Nebenprojekte erhalte ich von den Kolleginnen und Kollegen nun direkt.

Herr Clauß, Sie als Ausbildender und Geschäftsführer haben das Digiscouts-Projekt intensiv mitbegleitet. Was können Sie als Fazit festhalten, wie sich ihr Azubi durch das eigenständige Projekt entwickelt hat?

Als Ausbildender konnte ich feststellen, dass die Selbstständigkeit von Herr Scherz deutlich zugenommen hat. Er ist nun in der Lage, Prozesse zu erkennen und Lösungen zu entwickeln. Dies gilt auch für die technischen Umsetzungen, die er in unserem Unternehmen betreut. Es fällt auf, dass er häufiger als Ansprechpartner zu technischen Themen gefragt wird. Seine Fachkenntnisse haben sich in verschiedenen Bereichen deutlich erweitert. Gerne übergeben wir erneut Projekte dieser Art unseren Auszubildenden. Seine Qualifikationen als Fachinformatiker werden durch sein Engagement und die Leidenschaft bei der Umsetzung von Lösungen unterstrichen.

Vielen Dank für das Interview!