Windows 3.1 & Disketten?! Eine digitale Ära bricht an!

Im Rahmen des Digiscouts^®-Projekts haben Aleksandar (Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Systemintegration) und Rilind (Auszubildender zum Kaufmann im Groß- und Außenhandel) bei der Leicher Engineering GmbH beschlossen, das hauseigene Kantinenmanagement, inklusive der Planung und Monatsabrechnung, zu optimieren bzw. zu digitalisieren. Bereits zu Beginn der Ausbildung ist Aleksandar dieses Digitalisierungspotential aufgefallen. So gehörte es zu den ersten Aufgaben seines Azubialltags, die Daten der Monatsabrechnung der Kantine immer zum Monatsende von einem Computer auf einen andern zu übertragen. Die Besonderheit dieser Aufgabe lag im „Altersunterschied“ der beiden Computer bzw. des Betriebssystems: Windows 3.1 versus Windows 10 – für alle, die sich jetzt fragen: „Was ist Windows 3.1?“ Windows 3.1 war das Betriebssystem von Microsoft Windows aus den Jahren 1992 und 1993. Ein Oldtimer, wenn man so will. Dem Alter entsprechend mussten die Daten – wie es vor 18 Jahren noch üblich war – zuerst auf einer viereckigen Diskette gespeichert werden. Anschließend wurden sie dann von Aleksandar mithilfe eines spezifischen Programms und Programmierungsbefehlen ausgelesen, kontrolliert, korrigiert, zusammengefasst und ausgedruckt. Das Druckergebnis sind stolze 80 Seiten, die dann zur finalen Abrechnung an die Assistenz der Geschäftsführung übergeben wurden.    

Bereits damals hatte sich Aleksandar gefragt, ob das nicht „anders“ gehen könnte. Als Sebastian Binderberger, Ausbilder und Leiter im Business Development, den Azubis das Projekt Digiscouts^® vorstellte, war für die beiden sofort klar: das ist ihre Chance, die Idee eines digitalen Kantinenmanagements umzusetzen. Die Azubis verschwendeten keine Zeit. Der Projektsteckbrief war schnell geschrieben und das „GO“ für die Projektumsetzung seitens der Geschäftsführung gegeben.    

Neben dem Grundgedanken, dass mit Hilfe von Digitalisierung die Abrechnung der Essenbestellungen deutlich vereinfacht werden konnte, fielen noch weitere wichtige Erkenntnisse auf: Das Azubi-Duo erkannte bspw. Vorgänge „doppelter Arbeiten“. So führte der Koch, weil er sich nicht auf das Programm verlassen konnte, zusätzlich eine Liste darüber, von wem was gegessen wurde. Am Ende des Tages glich der Koch seine Notizen mit dem Programm ab und korrigierte, was falsch war. Eine weitere Erkenntnis: oft kam es vor, dass Mitarbeitende vergessen hatten, sich für das Mittagsessen anzumelden oder statt dem ursprünglich bestellten Gericht ein anderes wählten. Die Azubis erkannten auch, dass eine zuverlässige Essensbestellung für den Koch von essenzieller Bedeutung war. Denn die intransparente Essensbestellung erschwerte die Planbarkeit der Menüs als auch eine korrekte Abrechnung. Zudem hatte die ungenaue Essenplanung eine Lebensmittelverschwendung zur Folge.

Auf das Jahr hochgerechnet summierte sich so unsere Lebensmittelentsorgung auf fast zwei Tonnen, was etwa acht Mahlzeiten pro Tag entspräche. Zudem kostete uns die jährliche Entsorgung 422,40 Euro. Das heißt, wir haben Essen weggeworfen und dafür auch noch viel Geld gezahlt. Das ist weder umweltfreundlich noch nachhaltig, so Aleksandar und Rilind.

Das Projekt der Azubis…

… umfasste alle Komponenten eines „echten“ Digitalisierungsprojekts, sprich Projektmanagement, Hardware, Software und eine anschließende Implementierung.

Auf die genaue Projektplanung der Azubis folgte die Einrichtung einer neuen Workstation. Das heißt, der Koch bekam einen neuen Computer (inkl. eines neuen Betriebssystems). Anschließend wurde ein neues Programm mit Visual Basic (Programmiersprache von Microsoft) von Azubi Aleksandar geschrieben. Ein zusätzliches Ampelsystem, dass dem Koch zukünftig eine direkte Übersicht aller angemeldeten Essenbestellungen ermöglicht.

Teamwork!

Rilind und Aleksandar haben sich schon sehr führ im Projekt mit zentralen Verantwortlichkeiten auseinandergesetzt und sich die Aufgaben entsprechend aufgeteilt. Rilind übernahm die gesamte Projektorganisation und -leitung. Aleksandar kümmerte sich um die Workstation und das Programm. Die anschließende Implementierung verantworteten beide zusammen.

„High five“  

Mit ihrer Projektidee des digitalen Kantinenmanagements hatten sich Aleksandar und Rilind fünf Ziele gesetzt, die sie sechs Monate später im Digiscouts^®-Projekt realisiert haben. Hut ab an dieser Stelle, für so viel Engagement und Bereitschaft. Aleksandar und Rilind ist es gelungen:

• den Koch von seiner „doppelten Arbeit“ der „handschriftlichen Notizen“ zu entlassten
• ihm eine automatische Übersicht der Essenbestellungen bereitzustellen, die sich selbständig aktualisiert
• den Mitarbeitenden eine flexible Essenbestellung oder -stornierung

• ein direktes Reporting am Monatsende an die Assistenz der Geschäftsführung zu ermöglichen

• last but not least, eine effiziente und ressourcenschonende Lebensmittelplanung

Durch das Digiscouts-Projekt haben die Azubis die Bedeutung des Projektmanagements verstanden und gelernt, damit umzugehen. Die laufende interne Abstimmung und die Präsentation von Zwischenergebnissen, teilweise vor einem großen Publikum, wirken sich positiv auf die Kommunikationsfähigkeit der Auszubildenden aus. Unsere Azubis werden den Erfolg ihres Projektes Ende des Monats im Unternehmen sehen, wenn es vollständig ausgerollt wurde. Das fördert die Identifikation und Verbundenheit mit unserem Betrieb und macht den Azubialltag abwechslungsreich. Wir als Unternehmen profitieren außerdem von der hohen Motivation unserer Azubis und ihrer digitalen Kompetenz, so Sebastian Binderberger, Ausbilder und Leiter im Business Development Leicher Engineering GmbH.