Stellt doch bitte kurz euer Digiscouts®-Team und euer Unternehmen vor…
Wir – Veronika, Mirko, Kittanat und Emel – sind das Azubi-Team der RDS CONSULTING GmbH, einem Unternehmen für IT-Services, IT-Lösungen und Business Solutions mit Sitz in Düsseldorf. Im Rahmen des Digiscouts®-Projekts haben wir bei uns ein System zur Erfassung der Personalauslastung entwickelt.
Wie seid ihr bei der Ideensuche vorgegangen?
Zu Beginn der Ideenfindungsphase setzten wir uns eines Tages zusammen, um zu überlegen, wie wir die Digitalisierung in unserem Unternehmen vorantreiben könnten. Dabei stellte es sich als Herausforderung heraus, einen neuen Digitalisierungsprozess für ein bereits digitales Unternehmen zu finden. Nachdem wir keine zufriedenstellenden Ideen hatten, gingen wir zu allen Abteilungen und fragten nach ihren Digitalisierungswünschen. Am Ende landeten wir bei unserem Geschäftsleiter Mike Stoffels. Er schlug uns vor: "Wie wäre es mit einem System zur Erfassung der Personalauslastung?" Somit kam dann unser Projekt, PAS - Personalauslastungssystem zustande.
Wie lief die Personalplanung bei euch im Unternehmen bisher ab?
Für die operative Personalplanung existiert eine Excelvorlage, in der die verantwortliche Teamleitung monatlich ihre Anpassungen vornimmt. Neben der Berücksichtigung von Urlaubstagen und der geplanten Abwesenheiten, wie Schulungen oder Fortbildung, fließen auch Informationen zu Projekten, Produkten (Wartung) und Opportunitäten ein. Problematische wird es beim Beginn eines neuen Monats, denn alle Einträge müssen erneut manuell vorgenommen werden. Dieser Prozess ist fehleranfällig und ermöglicht der Teamleitung keine genaue Übersicht über die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden.
Welche Vorteile bietet euer Projekt „PAS“?
Um die genannten Fehler zu vermeiden und zusätzlich Funktionen zu implementieren, haben wir eine App gebaut. Auf einem Dashboard werden der Teamleitung die einzelnen Projekte und wichtige Daten, wie der Name des Kunden, der Projektverantwortliche und die verbrauchten Budgets angezeigt.
Von dieser Seite aus ist auch eine Projektseite aufrufbar, auf der alle relevanten Informationen zu dem Projekt dargestellt werden. Um die Projektplanung weiter zu verbessern, haben wir eine Planungsübersicht erstellt, in der die verfügbaren Arbeitstage für jeden Monat aufgeführt sind. Wochenenden, Feiertage, weitere Abwesenheiten und auch Tage, an denen die Mitarbeitenden für andere Projekte eingeplant sind, werden hierbei berücksichtigt. Auf der Übersicht wird nur die Anzahl der restlichen verfügbaren Arbeitstage des jeweiligen Mitarbeitenden angezeigt. Würde ein Mitarbeitender für mehr Tage eingeplant als er noch verfügbar ist, zeigt das System einen Hinweis an.
Wie lautet euer Fazit zu den Digiscouts®?
Insgesamt hat das Projekt uns nicht nur fachlich weitergebracht, sondern auch persönlich bereichert. Als Team hatten wir am meisten Freude daran, gemeinsam Ideen und kreative Lösungsansätze zu erarbeiten, die uns schließlich zum gewünschten Erfolg geführt haben. Darüber hinaus ist es ein tolles Gefühl mit unserem Projekt ein nützliches Werkzeug für den Arbeitsalltag geschaffen zu haben, das anderen Menschen helfen kann, ihre Arbeit effektiver zu erledigen. Wir sind stolz auf unsere Leistungen und obwohl wir unsere Ziele erreicht haben, wollen wir noch lange nicht aufhören und unsere Anwendung weiter ausbauen.
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