Zeitersparnis durch einfaches Schwärzen – geht das?

Das bisher größte Digiscouts®-Team kommt von der Möbel Hesse GmbH, dem Möbelhaus in Garbsen bei Hannover. Acht kluge Köpfe haben sich an dieses Projekt gewagt. Eine Auszubildende zur Kauffrau für Marketingkommunikation im ersten Lehrjahr, drei Auszubildende zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, davon eine im zweiten und die anderen beiden im ersten Lehrjahr, zwei Fachkräfte für Lagerlogistik im ersten Lehrjahr und zwei Azubis im zweiten Lehrjahr zum Kaufmann/Kauffrau im Einzelhandel nahmen am Projekt teil.

Die brillante Idee

„Abläufe zu optimieren bedarf gute Ideen und eine gute Planung! Die Azubis haben vollen Einsatz bei der Teamarbeit gezeigt und sich wöchentlich zusammengesetzt. Ihre Aufgaben haben sie gut geplant, sodass der Zeitplan eingehalten wurde und eine der drei Ideen die Geschäftsführung und die IT-Abteilung am Ende auch zu 100 Prozent überzeugt hat“, berichtet Lucia Timmerhues, Assistenz der Geschäftsführung und Digiscouts®-Betreuerin.

„Unser Standing im Unternehmen hat sich durch unser Projekt definitiv verbessert. Wir haben jetzt ein noch besseres Verhältnis zu unseren Führungskräften“, sagt Sarah Tanriverdi, Auszubildende zur Einzelhandelskauffrau.

Mit Schere und Papier muss nun nicht mehr gearbeitet werden. Die Azubis haben die Anforderungen für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen detailliert an den Systemzuständigen des Programms beschrieben, woraufhin das Programm ein Update bekam. Wenn Bestellaufträge an die Hersteller erteilt werden, darf der Verkauf die Einkaufspreise nicht einsehen, da es sich um sensible Daten handelt. Die Preise wurden also mit einer Schere ausgeschnitten und die Auftragsbestätigung zur Prüfung dann ohne die Preise an den Verkäufer weitergeleitet. Dies war ganz schön zeitaufwendig.

Der neue Ablauf

Heute werden die Preise der Auftragsbestätigungen einfach mit der neuen Funktion im Programm digital geschwärzt. Auf Wunsch kann eine Anmerkung geschrieben werden und die Auftragsbestätigung wird anschließend per Mail an den Verkäufer geschickt. Dieser prüft nochmals die Richtigkeit der Ware und der gewünschten Anzahl. Wenn alles korrekt ist, können die Lieferanten mit der Herstellung des Möbelstücks beginnen.

Der wirtschaftliche Nutzen ist groß

„Bei richtiger Anwendung kann durch unser Projekt jede Menge Zeit gespart und für andere Tätigkeiten genutzt werden. Über 3.000 Blatt Papier werden im Monat eingespart, was nicht nur Kosten reduziert, sondern auch der Umwelt zu Gute kommt. Das ist ein großer Schritt für Möbel Hesse. Wir können wirklich stolz auf uns sein“, erzählt Lukas Scheele, Auszubildender zum Einzelhandelskaufmann.  

Die neue Funktion des Programms ist seit mehreren Wochen aktiv und wird vom Einkauf sowie vom Verkauf genutzt. Das Projekt hat allen Beteiligten viel Spaß gemacht und Möbel Hesse plant auch in Zukunft weitere Digiscouts®-Projekte durchzuführen.